Organización técnica de la serie documental proyectos del año 1987 a 2010, perteneciente a la planta de investigación y desarrollo- en custodia del Centro De Información Técnica de SUMICOL S.A.S – Organización Corona

Abstract

RESUMEN: La gestión de la información en el CITEC es de gran importancia y valor para Sumicol S.A.S, ya que allí se conserva todo el conocimiento que ha sido el eje principal en el crecimiento de la entidad y seguirá siéndolo para el desarrollo de nuevos proyectos y procesos. Dentro de ésta información se custodia el fondo PID, en el cual se encuentra la serie Proyectos, ya que derivado de la gestión de la planta, se desarrollaban proyectos que tenían como fin el resolver las necesidades de todas las líneas de negocio de la organización Corona; todo lo que hacían era documentado y quedaba en un registro. El fondo PID, actualmente se encuentra sin ningún tipo de tratamiento archivístico, lo cual hace que su consulta sea más difícil para el usuario, quien es el directamente afectado ya que dicha información es el soporte que se requiere para la implementación de nuevos avances dentro de la organización con respecto a los proyectos ya desarrollados. En ese orden de ideas, es importante tener como base la Gestión Documental que desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”4

. En mención a ese conjunto de actividades a los que hace referencia el autor, se encuentra la organización documental, como un “conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos”5 . El no aplicar las acciones mencionadas, conlleva a que en los archivos se evidencien problemas tales como: dificultad para encontrar los documentos, riesgo de pérdida de información, desorden físico por causa de la acumulación de documentos, etc. En este sentido, lo que se pretende con el proyecto es aplicar todos los conocimientos archivísticos adquiridos, enfocados en la normatividad, la cual sirve como base para la implementación de buenas prácticas archivísticas que permitan dar solución a los problemas encontrados y también, que las organizaciones tengan un buen manejo de la documentación cumpliendo así con el objetivo misional de las entidades, el de garantizar el acceso a la información y el prestar un buen servicio, ágil y eficaz.