Organizar los procesos de actualización catastral de los municipios del Departamento de Antioquia del año 2011

Abstract

RESUMEN: Para contribuir con el mejoramiento de los procesos es necesario clasificar los documentos que se producen en la Dirección de catastro departamental o que son entregados por la ciudadanía, luego ordenar estos documentos dentro de la unidad documental, se procede a la selección natural eliminando copias y retirando material abrasivo, por último elaborar el FUID, Formato Único de Inventario Documental. El FUID o Formato Único Documental es una herramienta de control que además facilita la organización documental y la cual contiene datos necesarios para la identificación la documentación como: Fondo, sección, subsección, la serie, la subserie, el nombre de la unidad documental, las fechas extremas, el número de folios, el número de carpetas. Y para este proyecto se adicionaran campos como: el proceso que se está aplicando, el municipio donde se realiza el proceso y una pequeña descripción de este; También se generaría un segundo módulo el de préstamo el cual contendrá datos como el nombre del usuario, número de la Cédula de ciudadanía , el cargo en la gobernación , número telefónico o la extensión, el correo electrónico, el nombre del expediente, la fecha de préstamo y la fecha de devolución; el ultimo modulo sirve como una herramienta de control el cual ayudara a la ubicación del expediente.Lo anterior se implementará con el fin de mejorar las actividades diarias del archivo de gestión y evitar reprocesos, además se mejorará la consulta brindando un mejor servicio; estas actividades se realizarán según las normas y directrices dispuestas por el Archivo General de la Nación (AGN), ente rector de la política Archivística en Colombia