Levantamiento y documentación del proceso Ventanilla Única

Abstract

RESUMEN: El levantamiento y documentación de los programas de gestión documental de las organizaciones son de vital importancia para el establecimiento de las políticas y lineamientos que corresponden a las buenas prácticas en gestión de la información, para esto hay un amplio esquema normativo que nos permite seguir los lineamientos normalizados que van enfocados al correcto desarrollo de los procedimientos como la Ley 80 de 1989, con la cual se crea el Archivo General de la Nación y se contemplan otras disposiciones en términos de organización de archivos y la Ley 594 de 2000 con la cual se establecen las reglas y principios que estipulan el funcionamiento de los archivos y la obligatoriedad para las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas la elaboración de programas de gestión documental. La gestión documental o gestión de información según la Ley 594 del 2000 es “el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.” Teniendo en cuenta el concepto y según el propósito del presente proyecto se busca la aplicación de la norma y el levantamiento del proceso de gestión y trámite para el flujo de correspondencia enviada y recibida, abarcando desde la recepción de los documentos hasta su disposición final y evaluando un modelo de modificaciones al proceso actual para buscar la eficacia, eficiencia y efectividad del mismo para garantizar la trazabilidad de la información, el servicio a los usuarios y la conservación del patrimonio documental. La normalización de este proceso y la documentación del mismo van contribuir en el cumplimiento en los procesos de gestión documental y servirá de referente para la posterior documentación de los diferentes procesos documentales que interactúan con el mismo, al igual con el cumplimiento normativo que permite los lineamientos e instructivos necesarios para el desarrollo de la gestión de información de la compañía. Finalmente, este trabajo se hace para cumplir con lo establecido el Reglamento de Prácticas Académicas de la Escuela Interamericana de Bibliotecología de la Universidad de Antioquia, como práctica académica que se desarrolló en 360 horas como requisito para obtener el título de Tecnólogo en Archivística.