Inventario documental de la serie sumarios, perteneciente al archivo judicial de la Unidad seccional de fiscalías de Rionegro

Abstract

RESUMEN: "Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano”1 La necesidad de conservar, y preservar los documentos de archivo se convierte en un factor de gran importancia a la hora de salvaguardar y custodiar el patrimonio documental. El presente documento constituye un primer paso en la elaboración del inventario documental del fondo acumulado de la Unidad Seccional de Fiscalías de Rionegro. Procura orientar acerca de la importancia de mantener los documentos bien organizados y almacenados y los beneficios que logran con la adecuada disposición de estos. Se presenta la manera en la cual se encuentra el fondo a cumulado de la entidad, así como estado de conservación de los expedientes judiciales, pues se observa que los diferentes traslados realizados a la Unidad, han repercutido de manera negativa en su archivo, ya que en la mayoría de estos, su ubicación no ha sido la más apropiada para la conservación de los documentos, lo que ha generado la desorganización, maltrato y deterioro de los mismos. Posteriormente se presentan los procesos y técnicas aplicadas durante la intervención de la Serie Sumarios, el formato de inventario documental y la sistematización de la información. Todo esto a partir de las visitas realizadas a la entidad durante la práctica académica y a través del contacto y manipulación directa de los expedientes. Se pretende, que mediante el desarrollo de las actividades principales como intervención técnica, la clasificación, la separación de copias; la organización y el almacenamiento de los expedientes en un depósito de archivo separado del fondo acumulado, la entidad centre sus esfuerzos en el mejoramiento y aplicación de los procesos documentales, para que así estos se conviertan en fuente de conocimiento e información y se reconozca el verdadero valor de los documentos de archivo. Así mismo se dan a conocer los logros obtenidos mediante la ejecución de la práctica, consistiendo éstos en la intervención, la descripción, la clasificación y el almacenamiento de un total de 44 cajas con expedientes originales y 24 cajas con expedientes copias, más la sistematización del formato de inventario documental.