Organización documental del archivo de gestión de la Institución Educativa Braulio Mejía (2005 - 2008)

Abstract

RESUMEN: “El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia”.1 Para cumplir con este objetivo, es necesario partir de un tratamiento técnico de la documentación desde su origen en las oficinas, momento en el cual está al servicio de la toma de decisiones. De su organización y disponibilidad al momento de consultar depende la rapidez y calidad con que se preste el servicio. Atendiendo a la necesidades administrativas y de consulta de la Institución Educativa Braulio Mejía, la Práctica Académica fue enfocada en la normalización del tratamiento documental en el Archivo de Gestión de la unidad Rectoría, con el fin de rescatar los documentos que son base para la toma de decisiones y de sensibilizar a todo el personal administrativo en la importancia de un correcto tratamiento documental para lograr la calidad, oportunidad y eficiencia en el acceso a la información de los usuarios tanto externos como internos y garantizar la conservación del Patrimonio Documental de la institución. El proceso se realizó en la Unidad Administrativa Rectoría, que por ser la encargada de regir el funcionamiento de este centro de formación y de tomar las decisiones en las cuales se fundamenta el desarrollo y progreso institucional, debía ser también la primera en organizar su acervo documental, para iniciar un proceso de transformación y culturización en materia archivística para el personal de toda la entidad. El desarrollo de este proceso deja como resultado un sistema de clasificación que permite la identificación y el agrupamiento sistemático de los documentos, así mismo un sistema de ordenación que relaciona las unidades documentales de manera coherente, facilitando su acceso y control y un inventario documental a través del cual se conoce la totalidad de la información existente en el archivo, además de ser una herramienta de consulta, en la cual se específica la unidad de almacenamiento de cada documento, facilitando de esta manera su ubicación. El abordar un trabajo archivístico en la oficina de Rectoría, a través del diseño de un sistema técnico de organización, permitió tener un conocimiento de la documentación y mejorar el funcionamiento de la gestión.