Estudio de la serie documental “historia de vehículos” en el archivo de la gerencia de la empresa Transportes Unidos la Ceja S.A.

Abstract

RESUMEN: Con este trabajo se pretende dejar establecida la serie documental “HISTORIA DE VEHICULOS”, aspecto de significancia, dado el objeto social de la empresa, pues este elemento es la base de su actividad comercial.

Se inicio a través de un conocimiento general de la historia institucional, abordando la denominación de la serie como tal, se realizó la organización técnica la cual incluyó: la foliación, eliminación de copias, clasificación, ordenación y marcación de los elementos de conservación; se determinaron los tiempos de retención, el inventario único documental y por último se elaboro la base de datos que incluyó los datos más relevantes del vehículo.

Este proyecto no solo obedeció a un cumplimiento de mi parte en el aspecto académico, sino también a una necesidad apremiante de la empresa Transportes Unidos La Ceja, entidad que adolece de una organización adecuada de su documentación, siendo este el primer peldaño en la escala que debe recorrerse.

Como limitaciones en el desarrollo podemos mencionar: 1. No se aplica el ciclo vital de los documentos, por lo tanto se hace más complejo la condensación en un solo sitio de la documentación. 2. No existe una política institucional clara sobre el manejo documental y no se abona el camino para llegar a ello.