Identificación de la producción documental en las secretarías de planeación, transportes y tránsito, y en la dirección de comunicaciones en la Administración Municipal de la Ceja del Tambo

Abstract

RESUMEN: La adopción y aplicación de las Tablas de retención documental, tiene por finalidad apoyar la autorregulación y racionalización de los recursos de información de las entidades. Teniendo en cuenta que los archivos de las entidades garantizan el cumplimiento de actividades, funciones, procesos y procedimientos, se requiere impulsar la creación de adecuados mecanismos de recuperación y consulta de los documentos. Un archivo bien organizado se convierte en un elemento base, para quienes tienen la responsabilidad de tomar decisiones o para quienes desean acudir a las fuentes primarias con el propósito de verificar, comprobar o adelantar estudios e investigaciones

El proceso de práctica académica se llevo acabo en la administración municipal de la ceja del tambo, la cual se encuentra conformada por; siete secretarias, tres direcciones, el despacho del alcalde y una oficina para el control interno, donde en su conjunto producen un gran volumen documental en el desarrollo de sus respectivas funciones, también cuenta con tres entes descentralizados .que son; el Incerde, el hospital San Juan de Dios de La Ceja y las Empresas publicas de la ceja, quienes manejan un archivo independiente.

El archivo general de La Ceja del Tambo custodia en su oficina principal una gran cantidad de documentación que data desde finales del siglo de XVI hasta 2007 relacionada con los principales temas del municipio contenidos en 337 metros lineales de documentación aproximadamente en su oficina principal. Adjunto al volumen anteriormente mencionado custodia documentación en una bodega cercana a su oficina, cuyo volumen puede superar los 180 metros lineales, sin contar además con la cantidad de documentación que aún se encuentra en las oficinas productoras ante la ausencia de espacio para transferirla al archivo general.

Con el desarrollo de esta práctica se aporto a la elaboración de la primera fase de las Tablas de Retención Documental en el municipio de La Ceja, con el fin de identificar la producción documental que se genera actualmente en la Secretaria de Planeacion, Secretaria de Transito y Transportes y en la Dirección de Comunicaciones, mediante la aplicación de encuestas de estudio de unidad documental, siguiendo los lineamientos y recomendaciones del Archivo General de la Nación máximo ente rector de la política archivística en Colombia.

La identificación de la producción documental de estas dependencias permitió la elaboración de los cuadros de clasificación de series y los cuadros de proyección de series, para esto se basó en la estructura orgánico funcional de la Administración municipal, inicialmente se recopilo y se realizó un análisis a la investigación ejecutada sobre la administración municipal , de tal manera que se retomaron los manuales, los actos administrativos, y el organigrama como materia prima para la interpretación de las funcionalidades y unidades documentales que se tramitan dentro de ellas.

Con el fin de afianzar los conocimientos adquiridos durante este periodo de formación académica y de entregar unos instrumentos claves para la evolución del proceso de elaboración de las Tablas de Retención Documental que se adelanta por parte del Archivo Central del Municipio, y que se espera puedan ser presentadas ante el Concejo Departamental de Archivo en el mes de diciembre del presente año.