Documentación de los procesos de recepción de transferencias primarias de los archivos de gestión en el archivo central, consulta y selección para la disposición final de los documentos, del archivo central del departamento de Administración Documental de la Universidad de Antioquia

Abstract

RESUMEN: Este trabajo, referido a cuatro meses, fue realizado en el archivo central del Departamento de Administración Documental de la Universidad de Antioquia; con el fin de documentar los procesos de recepción de las transferencias de los archivos de gestión en el archivo central, consulta y selección para la disposición final de los documentos. Para ello fue necesario un estudio y análisis de la información sobre el estado actual en el que se encuentra el Departamento y sus principales necesidades frente a la optimización de sus actividades de gestión documental.

Lo anterior dio como resultado en primer lugar la actualización de la información general del Departamento tal como la Historia, la administración de los recursos físicos y tecnológicos con los que cuenta, las acciones de mejora frente al cumplimiento de las necesidades que la Universidad de Antioquia les exige, entre otros. En segundo lugar la identificación de los procesos de gestión documental que se llevan a cabo y los manuales e instructivos que habían sido elaborados hasta el momento, y con la ayuda del personal implicado en cada proceso se pudo redactar la descripción detallada de un paso a paso sobre cómo son ejecutados. Basados en esta descripción se documentan los procesos de recepción, disposición final y consulta de documentos de la forma en que deberían ser llevados a cabo, como recomendación a la ejecución de acciones de mejora y correctivos en el Departamento, que los lleven a una realización más efectiva de las actividades, proponer la eliminación de reprocesos y aumentar la eficiencia en la prestación de los servicios. Con esta documentación de procesos se procedió a la sensibilización de los funcionarios que hacían parte directamente del equipo de trabajo que ejecuta los procesos, y así haber generado conciencia en ellos sobre la importancia que tiene para el desarrollo e imagen del Departamento la implementación de estas actividades optimizando tiempo y recursos, e indicándoles una forma más efectiva de hacer su trabajo.