Cumplimiento de la normatividad interna del archivo en ISAGEN para los documentos técnicos

Abstract

RESUMEN: En el archivo de ISAGEN es usual encontrar que los funcionarios de la entidad están poco familiarizados con la normatividad interna de Gestión Documental, ocasionando que al entregar documentación nueva al archivo sea devuelta debido a que se requiere llevar a cabo alguna corrección con el fin de cumplir con lo establecido en el documento normativo 0181 o que se realicen préstamos o consultas de documentos con versión desactualizada, ocasionando reproceso en las diferentes labores que realiza la entidad; por esta razón este trabajo tiene como objetivo “Caracterizar el cumplimiento de la normatividad del archivo de ISAGEN, por parte de los usuarios internos”, para llevar a cabo esta investigación se utilizó un enfoque cualitativo, la metodología fue de estudio de caso y se utilizaron como técnicas de recolección de información, la encuesta a usuarios internos, la entrevista al personal de archivo y el análisis de la normatividad establecida en la entidad para la gestión documental. Los hallazgos evidenciaron que, entre los aspectos que afectan el cumplimiento de la normatividad del archivo de ISAGEN se encuentran, la ausencia parcial o total del conocimiento de la norma por parte los usuarios, las escasas, o en la mayoría de los casos ausentes, estrategias de inducción y capacitación en temas de gestión documental y de archivo, lo cual hace necesaria la asesoría permanente por parte de los auxiliares de archivo, lo cual limita la apropiación de la normatividad del archivo por parte de los usuarios y ocasiona que se conserven en el archivo documentos obsoletos, los cuales resultan inútiles en el proceso de toma de decisiones institucionales en función de realizar labores de ingeniería y/o mantenimiento propias de su carácter misional, ocasionando pérdida de tiempo, reprocesos y gastos innecesarios para la entidad.