Sistematización del proceso de solicitudes de transporte terrestre de servidores públicos de la Gobernación de Antioquia

Abstract

RESUMEN: Hoy en día las organizaciones ya sean públicas o privadas están buscado permanentemente nuevas alternativas tecnológicas que permitan mejorar su estructura de negocio y su posición competitiva. Es por esto por lo que las organizaciones buscan apoyar sus procesos con sistemas de información y aplicativos que respondan de manera rápida ante los cambios del entorno. La Gobernación de Antioquia es una entidad pública que tiene como objetivo servir a la comunidad. Con el fin de cumplir este objetivo, cuenta con 13 secretarías, ocho gerencias y dos departamentos administrativos. La Subsecretaría Logística, perteneciente a la Secretaría General, es la responsable del proceso de Soporte Logístico, dentro del cual se encuentra el proceso de la gestión del transporte. Este proceso dentro de la Gobernación de Antioquia consiste en coordinar y prestar el servicio de transporte terrestre a los servidores públicos para el cumplimiento de sus funciones, mediante la administración del recurso humano y del parque automotor. Para suplir estas necesidades de transporte la Gobernación de Antioquia cuenta con un parque automotor propio, además de un contrato con una empresa externa. Sin embargo, las herramientas utilizadas actualmente para la gestión de las solicitudes de transporte dificultan la integración y el análisis de la información sobre las necesidades de transporte. Por lo tanto, en este trabajo se presenta una propuesta para la sistematización del proceso de solicitudes de transporte terrestre de servidores públicos de la Gobernación de Antioquia. Inicialmente se realizó una caracterización del proceso de gestión de las solicitudes de transporte terrestre, identificando dos procedimientos, uno para las solicitudes de vehículos propios y otro para las solicitudes de transporte del contrato externo. El procedimiento empleado para registrar las solicitudes del contrato externo evidencia ventajas frente al procedimiento empleado para registrar las solicitudes de vehículos propios ya que cuenta con aplicativo garantizando la estandarización de la información, el trabajo colaborativo y el almacenamiento de la información en la nube. Mientras que el proceso de solicitudes de vehículos propios se registra en Excel, dificultando la depuración de los datos y la calidad de la información. A su vez, para la caracterización del proceso se construyó un tablero de indicadores con las solicitudes, permitiendo comparar una amplia variedad de datos de forma simultánea y gestionar de mejor manera la flota de vehículos con base a la información brindada. Posteriormente, con base en las oportunidades de mejora identificadas se diseñó un aplicativo para la gestión de las solicitudes de vehículos propios, este aplicativo es similar al utilizado para el contrato externo. Finalmente, se materializó el diseño planteado por medio de herramientas de Microsoft Office 365. Este nuevo proceso con el uso del aplicativo garantiza la estandarización de la información, mejora la asignación de vehículos y conductores, permite el trabajo colaborativo y el almacenamiento de la información en la nube. Además, permite el análisis de los datos de manera automática en el tablero de indicadores en SharePoint.