Diagnóstico y propuestas de mejora al proceso de radicación de incapacidades en Almacenes Flamingo

Abstract

RESUMEN : Almacenes Flamingo es una empresa colombiana de retail financiero, con presencia en 40 municipios del país, que se ha propuesto brindar mayores oportunidades de acceso al consumo a través de su crédito a las familias colombianas, principalmente de estratos uno, dos y tres, con diferentes productos financieros y ofreciéndoles facilidades de pago. En Flamingo la gestión de las incapacidades es un proceso muy importante por los altos volúmenes de este tipo de ausentismo dentro de la empresa ya que, al contar con más de 2000 colaboradores directos, el no realizarlo de forma ordenada y dentro de los tiempos establecidos puede ocasionar que las EPS y ARL no hagan la devolución del dinero que por ley están obligados a hacer a las organizaciones que tienen a sus empleados cotizando en ellas lo que se traduce en perdida de dinero para la empresa. De igual forma, uno de los principales problemas dentro del proceso es que en el momento la empresa no cuenta con un seguimiento de la gestión del cobro de las incapacidades y aunque se tiene mucha información sobre él, nunca ha sido analizada para identificar su estado real y las posibles mejoras que se pueden implementar para que se haga de una forma más organizada y eficiente. De todo esto surge la necesidad, no solo de identificar el estado real de la gestión de incapacidades en Almacenes Flamingo a través de un análisis de la base de datos existente en Excel con la herramienta de Tablas Dinámicas y el cruce de información pertinente de reintegro de dineros provenientes del concepto de “Prestaciones económicas por incapacidades” con el área de Contabilidad todo esto con el objetivo de buscar alternativas de mejora, si no también documentar y estandarizar la forma en la que se realiza este proceso para disminuir tiempos de ejecución y aumentar su eficiencia. Adicionalmente se busca dejar claridad acerca de la normatividad que rige la gestión de incapacidades en las empresas del país debido a que es muy importante que la persona que realiza este proceso tenga una buena capacitación acerca del tema con el fin de disminuir errores por falta de conocimiento.

ABSTRACT : Almacenes Flamingo is a Colombian financial retail company, with a presence in 40 municipalities in the country, which has proposed to provide greater opportunities for access to consumption through its credit to Colombian families, mainly from strata one, two and three, with different financial products and offering payment facilities. In Flamingo, the management of disabilities is a very important process due to the high volumes of this type of absenteeism within the company, since having more than 2,000 direct collaborators, not carrying it out in an orderly manner and within the established times can cause the EPS and ARL do not make the return of the money that by law they are obliged to make to the organizations that have their employees contributing to them, which translates into a loss of money for the company. Similarly, one of the main problems within the process is that, at the moment, the company does not have a monitoring of disability collection management and although there is a lot of information about it, it has never been analyzed to identify its status. real and the possible improvements that can be implemented so that it is done in a more organized and efficient way. From all this arises the need not only to identify the real status of the management of disabilities in Almacenes Flamingo through an analysis of the existing database in Excel with the Dynamic Tables tool and the crossing of relevant information on reimbursement of money coming from the concept of "Economic benefits for disabilities" with the Finance area, all this with the aim of looking for improvement alternatives, but also documenting and standardizing the way in which this process is carried out to reduce execution times and increase its efficiency. Additionally, it seeks to make clear about the regulations that govern the management of disabilities in companies in the country because it is very important that the person who carries out this process has good training on the subject in order to reduce errors due to lack of knowledge.