Estandarización del proceso de administración de las estructuras de centros de costos en la coordinación de sistemas de información de la gerencia de planeación financiera en la compañía SURA Colombia

Abstract

RESUMEN : Este informe es el resultado del proyecto de práctica profesional realizado en la Gerencia de Planeación Financiera de la compañía SURA Colombia, enmarcado en la documentación del proceso de administración de Cecos, con el fin de garantizar la transferencia de conocimiento al equipo de sistemas de información financiera, recopilando información, identificando oportunidades de mejora y planteando soluciones soportadas en herramientas que generan valor al proceso. La estandarización del proceso de administración de Cecos permitió comprender su complejidad, ya que se consiguió identificar e intervenir varios aspectos a mejorar dentro de cada uno de los subprocesos. Esto se logró mediante la documentación del proceso de creación de Cecos en SAP, la construcción de un glosario de Cecos, la descripción del macroproceso con las personas involucradas, la construcción de manuales de procesos, y la identificación de los procesos que generan cuellos de botella en el macroproceso. La ejecución de este proyecto se soportó en la recolección y análisis de datos, en el estudio de métodos y tiempos, en la metodología papel Café y en el Análisis de modos y efectos de fallas (AMEF), y en todos los casos, se utilizaron herramientas ofimáticas y, cuando fuera necesario, herramientas como Bizagi o Power Apps. Mediante la aplicación de herramientas propias de Ingeniería Industrial, se logró tener un proceso estructurado para la administración de Cecos, se formaron las bases para la transferencia de conocimiento al interior del equipo de sistemas de información financiera, se garantizó el correcto paso de la información a otras herramientas como Teradata, SINCO o Hyperion, por mencionar algunos y, finalmente, se evidenció una reducción en tiempo del 44% en el proceso de creación y modificación de Cecos. Considerando los resultados de este proyecto, la coordinación de sistemas de información plantea mejorar la metodología para el proceso de solicitud de Cecos, buscando la calidad de la información.

ABSTRACT : This report is the result of the professional practice project carried out in the Financial Planning Management of the company SURA Colombia, framed in the documentation of the Cecos administration process, in order to ensure the transfer of knowledge to the financial information systems team, gathering information, identifying opportunities for improvement and proposing solutions supported by tools that generate value to the process. The standardization of the Cecos administration process allowed understanding its complexity, since it was possible to identify and intervene in several aspects to be improved within each of the sub-processes. This was achieved through the documentation of the Cecos creation process in SAP, the construction of a Cecos glossary, the description of the macro-process with the people involved, the construction of process manuals, and the identification of the processes that generate bottlenecks in the macro-process. The execution of this project was supported by the collection and analysis of data, the study of methods and times, the coffee paper methodology and the Failure Mode and Effects Analysis (FMEA), and in all cases, office automation tools were used and, when necessary, tools such as Bizagi or Power Apps. Through the application of Industrial Engineering tools, a structured process for the administration of Cecos was achieved, the bases for the transfer of knowledge within the financial information systems team were formed, the correct transfer of information to other tools such as Teradata, SINCO or Hyperion, to mention a few, was guaranteed and, finally, a 44% reduction in time in the process of creation and modification of Cecos was evidenced. Considering the results of this project, the coordination of information systems proposes to improve the methodology for the process of requesting Cecos, seeking the quality of the information.