Caracterización y diagnóstico del proceso de recepción de facturas de bienes y servicios de los proveedores en el Hospital Pablo Tobón Uribe

Abstract

RESUMEN : La presente investigación tuvo por objetivo la realización de un diagnóstico del proceso de recepción de facturas de bienes y servicios de los proveedores en el Hospital Pablo Tobón Uribe, con la finalidad de establecer conceptos de solución que garanticen un flujo de recepción eficiente. Para esto se realizó una caracterización de procesos completa de las diferentes áreas de bienes y servicios que reciben facturas de proveedores en el Hospital, en la que se determinaron volúmenes de recepción, flujos y dimensiones del proceso, tiempos de ciclo y errores del proceso. La metodología utilizada, se basó en cuatro etapas: Revisión de literatura, diagnóstico del proceso, análisis de información y conceptos de solución. Los resultados obtenidos de este proceso, arrojaron que las áreas de bienes representaban una mediana del 78% de facturas recibidas por mes, mientras que las áreas de servicios representaban un 22%. Con esto y acorde a la Resolución 085 que reglamenta la facturación electrónica en Colombia, se presentan conceptos de solución que se enfocan en la automatización del proceso de recepción de facturas. Las conclusiones obtenidas del trabajo es que se necesita diagnosticar un proceso y conocerlo a fondo para poder mejorarlo, así como también que la automatización en los procesos de recepción de facturas aumenta la eficiencia y disminuye las cargas laborales para los colaboradores.

ABSTRACT : The objective of this research was to carry out a diagnosis of the process of receiving invoices for goods and services from suppliers at the Pablo Tobón Uribe Hospital, in order to establish solution concepts that guarantee an efficient flow of reception. For this purpose, a complete process characterization of the different areas of goods and services that receive invoices from suppliers at the Hospital was carried out, in which reception volumes, flows and dimensions of the process, cycle times and process errors were determined. The methodology used was based on four stages: literature review, process diagnosis, information analysis and solution concepts. The results obtained from this process showed that the goods areas represented a median of 78% of invoices received per month, while the services areas represented 22%. With this and in accordance with Resolution 085 that regulates electronic invoicing in Colombia, solution concepts are presented that focus on automating the process of receiving invoices. The conclusions obtained from the work are that it is necessary to diagnose a process and know it in depth in order to improve it, as well as that the automation of the invoice reception processes increases efficiency and reduces the workload for the collaborators.