Diseño de manual de procesos y procedimientos para el control por procesos de la Dirección de Bienes y Seguros de la Gobernación de Antioquia

Abstract

RESUMEN : La Dirección de Bienes y Seguros actualmente cuenta con procesos con documentación de ciertos procedimientos que no tienen una estructura actualizada, además que los procesos principales no cuentan con la documentación ni caracterización requeridos, por lo que el conocimiento a detalle de dichos procesos recae en el conocimiento y experticia de los funcionarios y contratistas, se debe generar la documentación necesaria que permita la creación de los manuales y/o instructivos para el cliente interno y externo, donde se logre la estandarización del proceso indiferente de quien sea la persona que lo realice.

Se debe contextualizar, identificar e interiorizar en que consiste un proceso de forma global y conceptual, además de comprender la significación de proceso según la norma ISO 9001-2015, esto con la finalidad de abordar todas las actividades de la Dirección de Bienes y Seguros desde una perspectiva holística para implementar la gestión por procesos, mediante la cual poder llevar métricas y control, identificar la secuencia e interacción de las diferentes fases del proceso, propiciar una estandarización de dichas actividades, minimizar los riesgos y propiciar el mejoramiento continuo dentro de la dependencia para minimizar errores y reprocesos.

ABSTRACT : The Property and Insurance Department currently has processes with documentation of certain procedures that do not have an updated structure, in addition to the main processes do not have the required documentation or characterization, so that the detailed knowledge of these processes relies on the knowledge and expertise of employees and contractors, the necessary documentation must be generated to allow the creation of manuals and/or instructions for internal and external customers, where the standardization of the process is achieved regardless of who is the person who performs it.

It is necessary to contextualize, identify and internalize what a process consists of in a global and conceptual way, in addition to understanding the meaning of process according to ISO 9001-2015, this in order to address all the activities of the Directorate of Property and Insurance from a holistic perspective to implement process management, through which to carry metrics and control, identify the sequence and interaction of the different phases of the process, promote a standardization of these activities, minimize risks and promote continuous improvement within the unit to minimize errors and reprocesses.