Diagnóstico integral de archivos en el Centro de Investigaciones Sociales y Humanas de la Universidad de Antioquia

Abstract

RESUMEN: El Centro de Investigaciones Sociales y Humanas - CISH, que es parte de la Facultad de Ciencias Sociales y Humanas, se ha enfrentado a un desafío significativo por la alta producción documental y desconocimiento generalizado en el ámbito archivístico, llevado a una situación en la que es difícil determinar qué documentos se conservan y cuál es su relevancia para las actividades del centro.

Para abordar este problema, se ha decidido llevar a cabo un diagnóstico en forma de inventario en estado natural. Este diagnóstico tiene como objetivo recopilar información sobre fechas extremas, unidades de almacenamiento, estado de conservación, y contenido de las unidades documentales que almacenan en su archivo de gestión. Este proceso no solo ayudará a aclarar la clasificación de los documentos, como, por ejemplo, que se debe organizar para transferencia documental primaria, que se debe conservar en el archivo de gestión y que se debe eliminar; también proporcionará una visión más clara de la estructura y organización del archivo.

De acuerdo con la información obtenida a través del diagnóstico, se elaboraron lineamientos que servirán de guía para futuros procesos archivísticos y su consulta. Estos lineamientos son una recopilación de instrucciones sobre procesos como la organización, la transferencia primaria y la conservación documental. Procesos esenciales para aportar a la gestión eficiente de los archivos y para garantizar que los documentos importantes se conserven y estén accesibles. Estos lineamientos se han desarrollado con el apoyo de la División de Gestión Documental de la Universidad de Antioquia, con el objetivo de mejorar la eficiencia de sus actividades. Al proporcionar una guía clara y coherente para la gestión de archivos, este documento ayudarán al Centro a manejar su producción documental de manera más efectiva, garantizando que los documentos importantes se conserven y estén disponibles para futuras investigaciones y actividades administrativas.

ABSTRACT: The Social and Human Research Center - CISH, which is part of the Faculty of Social and Human Sciences, has faced a significant challenge due to the high documentary production and widespread ignorance in the archival field, leading to a situation where it is difficult to determine which documents are preserved and what their relevance is to the center's activities.

To address this problem, it has been decided to carry out a diagnosis in the form of a natural state inventory. This diagnosis aims to collect information on extreme dates, storage units, conservation status, and content of the documentary units they store in their management archive. This process will not only help clarify the classification of the documents, such as what should be organized for primary document transfer, what should be kept in the management archive, and what should be eliminated; it will also provide a clearer view of the archive's structure and organization.

In accordance with the information obtained through the diagnosis, guidelines were developed that will serve as a guide for future archival processes and their consultation. These guidelines are a compilation of instructions on processes such as organization, primary transfer, and document preservation. Essential processes to contribute to the efficient management of the archives and to ensure that important documents are preserved and accessible. These guidelines have been developed with the support of the Document Management Division of the University of Antioquia, with the aim of improving the efficiency of their activities. By providing a clear and coherent guide for archive management, this document will help the Center manage its documentary production more effectively, ensuring that important documents are preserved and available for future research and administrative activities.