Descripción documental de las Historias Académicas del periodo comprendido entre el año 2011 y 2022, correspondientes a egresados del campus Bucaramanga de la Universidad Cooperativa de Colombia

Abstract

RESUMEN: El presente informe se realizó bajo la modalidad de práctica académica, el cual fue desarrollado en la Unidad de Archivo Nacional de la Universidad Cooperativa de Colombia, esta práctica tuvo como propósito lograr la descripción documental de las Historias Académicas del periodo comprendido entre el año 2011 y 2022 correspondientes a egresados del campus Bucaramanga de la UCC, de modo que, se permitió no solo el control y descripción de la información, sino también el mejoramiento del proceso de la difusión del patrimonio documental en la organización, permitiendo reconocer el contexto de las organizaciones; además de la elaboración de una propuesta de lineamientos para la centralización y custodia de los documentos de archivo lo que contribuye a la conservación y preservación de la memoria individual y colectiva; asimismo, la elaboración del videotutorial de diligenciamiento del formato de inventario documental, garantizando así la gestión del conocimiento. El análisis se efectuó bajo un enfoque cualitativo, y se aplicó la estrategia de investigación documental, la técnica implementada fue el análisis de contenido, la cual permitió la identificación de las características explícitas e implícitas del contenido de cada unidad documental y su relación con el contexto. Se optó por aplicar un muestreo no probabilístico (intencional), con el fin de tener una buena segmentación de este y poder enfocar de manera efectiva el cómo y el cuándo se van a cumplir los objetivos de la práctica. La conclusión presentada al final del trabajo evidencia los hallazgos, problemáticas y recomendaciones presentadas a la UCC.

ABSTRACT: This report was carried out under the modality of academic practice, which was developed in the National Archive Unit of the Cooperative University of Colombia, this practice had the purpose of achieving the documentary description of the Academic Histories of the period between 2011 and 2022 corresponding to graduates of the Bucaramanga campus of the UCC, so that not only the control and description of the information is allowed, but also the improvement of the process of dissemination of documentary heritage in the organization, allowing the context of the organizations to be recognized; in addition to the development of a proposal for guidelines for the centralization and custody of archival documents, which contributes to the conservation and preservation of individual and collective memory; likewise, the preparation of the video tutorial for completing the documentary inventory format, thus guaranteeing knowledge management. The analysis was carried out under a qualitative approach, and the documentary research strategy was applied, the technique implemented was content analysis, which allowed the identification of the explicit and implicit characteristics of the content of each documentary unit and its relationship with the context. It was decided to apply non-probabilistic (intentional) sampling, in order to have a good segmentation of this and to be able to effectively focus on how and when the objectives of the practice will be met. The conclusions presented at the end of the work demonstrate the findings, problems and recommendations presented to the UCC.