Automatización y gestión de datos para la eficiencia en la creación de documentos y presupuestos para proyectos de granjas solares en la empresa ERCO ENERGÍA S.A.S. Semestre de industria

Abstract

RESUMEN : Este trabajo explora la implementación de soluciones de automatización y gestión de datos en ERCO ENERGÍA S.A.S para aumentar la eficiencia en la creación de documentos y presupuestos en proyectos de construcción. Se utiliza herramientas de ofimática como Excel y Word, y lenguajes de programación como Python y VBA. En el contexto actual, donde el control de costos, tiempo y calidad es crucial para el éxito de los proyectos, es esencial integrar herramientas tecnológicas que optimicen procesos y minimicen errores. Se revisa la evolución de la automatización en la historia (Shimon Y. Nof, 2023) y se estudia la importancia de implementar sistemas de automatización en diversas actividades en proyectos, los cuales son indispensables para optimizar tiempos, mejorar la capacidad de respuesta y reducir riesgos (Berkun et al., 2008). Beneficios valiosos para mejorar la gestión en el sector de la construcción, que es aún reticente a las nuevas tecnologías (Shimon Y. Nof, 2023). La metodología propuesta se divide en dos fases: la implementación de una herramienta de automatización documental y el desarrollo de una base de datos de proveedores, se detalla el proceso desde la configuración de plantillas hasta la recopilación y análisis de datos y todo el proceso de apoyo mediante la IA. Se evalúa el impacto de estas herramientas mediante análisis cualitativo usando encuestas y observaciones, de las cuales, para el tiempo de ejecución de 6 meses se obtuvieron resultados e impactos positivos en la optimización del tiempo con la creación de documentos; por otro lado, la gestión de datos de proveedores no tuvo un impacto significativo en los presupuestos para el tiempo considerado.

ABSTRACT : This work explores the implementation of automation and data management solutions at ERCO ENERGÍA S.A.S to increase efficiency in creating documents and budgets for construction projects. Office tools like Excel and Word, as well as programming languages such as Python and VBA, are utilized. In the current context, where cost, time, and quality control are crucial for project success, integrating technological tools that optimize processes and minimize errors is essential. The evolution of automation throughout history is reviewed (Shimon Y. Nof, 2023), and the importance of implementing automation systems in various project activities is studied. These systems are indispensable for optimizing time, improving responsiveness, and reducing risks (Berkun S, et al). These benefits are valuable for improving management in the construction sector, which is still resistant to new technologies (Shimon Y. Nof, 2023). The proposed methodology is divided into two phases: the implementation of a document automation tool and the development of a supplier database. The process is detailed from template configuration to data collection and analysis and the entire process of support through AI. The impact of these tools is evaluated through qualitative analysis using surveys and observations. Over a six-month execution period, positive results and impacts were obtained in time optimization for document creation. However, supplier data management did not have a significant impact on budgets within the considered time frame.