En busca de la eficiencia documental : Personería de El Santuario

Abstract

RESUMEN: En el informe final de prácticas, "En busca de la eficiencia documental: Personería de El Santuario", se centra en la gestión documental para optimizar los procesos y servicios de la Personería Municipal de El Santuario, Antioquia. Este ente tiene la responsabilidad de salvaguardar los derechos humanos y garantizar la moralidad administrativa, actuando como supervisor del gobierno local. Para ello, se realizo un análisis del entorno se realizó mediante la metodología PESTEL, destacando factores políticos y económicos que influyen en el funcionamiento de la entidad. Se concluye que una adecuada gestión documental no solo minimiza riesgos, sino que también mejora la comunicación y maximiza la eficiencia organizacional. Este proyecto es crucial para evitar sanciones legales y mejorar el servicio a la comunidad, asegurando así el respeto por los derechos fundamentales y el ejercicio democrático en el municipio. Finalmente, la problemática identificada es la falta de un sistema de gestión documental que afecta la eficiencia operativa, provocando pérdida de información y problemas de comunicación entre empleados. Se plantea la pregunta: ¿Cómo mejorar el control de la gestión documental? Las causas incluyen la desorganización y la dificultad para acceder a documentos, mientras que los efectos negativos abarcan riesgos legales y disminución en la productividad.

ABSTRACT: In the final internship report, "In search of documentary efficiency: Personería de El Santuario", it focuses on document management to optimize the processes and services of the Municipal Personería de El Santuario, Antioquia. This entity has the responsibility of safeguarding human rights and guaranteeing administrative morality, acting as supervisor of the local government. To do this, an analysis of the environment was carried out using the PESTEL methodology, highlighting political and economic factors that influence the operation of the entity. It is concluded that adequate document management not only minimizes risks, but also improves communication and maximizes organizational efficiency. This project is crucial to avoid legal sanctions and improve service to the community, thus ensuring respect for fundamental rights and democratic exercise in the municipality. Finally, the problem identified is the lack of a document management system that affects operational efficiency, causing loss of information and communication problems between employees. The question arises: How to improve document management control? Causes include disorganization and difficulty accessing documents, while negative effects include legal risks and decreased productivity.