Rediseño del proceso de administración y gestión logística del personal de apoyo, área quirúrgica del Hospital San Vicente Fundación de Rionegro, 2024

Abstract

RESUMEN En el área quirúrgica del Hospital San Vicente Fundación y así como en otras instituciones, se han identificado retrasos que, en algunos casos, derivan en cancelaciones quirúrgicas atribuibles al desempeño del personal de apoyo (camilleros y aseo); esto se debe a que no se conoce la gestión logística en tiempo real, lo cual no permite la toma de decisiones de manera oportuna. Para poder conocer la situación actual del servicio, fue necesario hacer un diagnóstico inicial mediante una encuesta que se distribuyó en el personal tanto asistencial como administrativo del área quirúrgica. Esta encuesta fue enviada a un total de cincuenta personas de las cuales respondieron treinta y siete colaboradores, esta incluía diez preguntas algunas abiertas y otras de selección múltiple. Los resultados destacaron la necesidad de optimizar las actividades del personal de apoyo para garantizar mayor eficiencia en los procesos quirúrgicos. Con base en estos hallazgos se hizo una revisión de los manuales de proceso disponibles actualmente en la institución de la gestión de camilleros y personal de aseo y se evidenció que se podían hacer mejoras; debido a esto, se actualizó el documento de acuerdo con las necesidades específicas del área de cirugía teniendo en cuenta la calidad en el servicio, enfocado en el humanismo y la agilidad de los procesos, así como la implementación de una herramienta tecnológica que permita monitorear el proceso en tiempo real. Como propuesta de solución, se sugirió implementar una herramienta tecnológica llamada “Lucy Asistente Virtual Inteligente”, diseñada para monitorear en tiempo real las actividades del personal de apoyo y los tiempos de respuesta. Esta plataforma permite generar reportes, visualizar movimientos y optimizar la toma de decisiones, promoviendo una gestión logística más eficiente en el área quirúrgica.

ABSTRACT In the surgical area of the San Vicente Fundación Hospital and in other institutions, delays have been identified that, in some cases, lead to surgical cancellations attributable to the performance of support staff (stretcher bearers and cleaning staff); this is because the logistics management is not known in real time, which does not allow for timely decision-making. In order to know the current situation of the service, it was necessary to make an initial diagnosis through a survey that was distributed to both the care and administrative staff of the surgical area. This survey was sent to a total of fifty people, of which thirty-seven collaborators responded. It included ten questions, some open and others multiple choice. The results highlighted the need to optimize the activities of support staff to ensure greater efficiency in surgical processes. Based on these findings, a review was made of the process manuals currently available in the institution for the management of stretcher bearers and cleaning staff and it was evident that improvements could be made; Due to this, the document was updated according to the specific needs of the surgery area, taking into account the quality of service, focusing on humanism and the agility of the processes with the help of a technological tool. As a proposed solution, it was suggested to implement a technological tool called “Lucy Intelligent Virtual Assistant”, designed to monitor in real time the activities of the support staff and the response times. This platform allows generating reports, visualizing movements and optimizing decision making, promoting more efficient logistics management in the surgical area.