Diagnóstico integral de archivo Oficina Asesora Jurídica - INDER Medellín

Abstract

RESUMEN: La falta de políticas archivísticas en la Oficina Asesora Jurídica del Inder Medellín, ha provoco en el transcurso de los años una acumulación descontrolada de documentos, los cuales fueron almacenados en el tercer piso del velódromo Martin Emilio “Cochice” Rodríguez. Este fondo acumulado está compuesto por dos series documentales, son los Contratos y Convenios celebrados en el Inder entre los años 2005 y 2011. No se tiene certeza de que los expedientes estén completos, pues no existe ningún instrumento archivístico para su identificación, control o consulta. El presente trabajo describió los principales factores de alteración física, química y biológica que afectan el acervo documental, así mismo propuso unas alternativas que posibilitan mejorar las condiciones del espacio, con el objetivo de garantizar la salvaguarda de la información y a su vez cumplir con la normatividad archivística legal vigente. Se evidenciaron malas prácticas en los archivos de gestión; el uso excesivo de material metálico, uso de lapiceros tinta mojada (principalmente en firmas) y el contacto directo de los documentos con bebidas o comidas generaron deterioros irreversibles. Estas conductas sumadas a la falta de estanterías, la acumulación de polvo y la humedad del ambiente se convierten en una dificultad para la institución en materia documental. Es importante diseñar un plan de conservación que involucre todas las áreas, como estrategia para prevenir la pérdida parcial o total de la información producida y recibida por el INDER Medellín en el transcurso de su existencia.