Plan para la identificación y mejoramiento en la administración de los documentos electrónicos de archivo, en el Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid

Abstract

RESUMEN: Los Documentos Electrónicos de Archivo, son el “registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos”.

El Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, adquirió un Software para la Gestión Documental en el año 2010 y salió a producción en enero de 2011. “La Herramienta para la Gestión Documental MERCURIO, está diseñada para apoyar la labor del Centro de Información Documental de cualquier organización, permitiendo llevar a cabo la administración de los documentos de una forma más eficiente, eficaz y con menores costos.

En este software se encuentran reunidos todos los elementos que facilitan las tareas correspondientes a la Gestión Documental, teniendo en cuenta los documentos activos y los documentos inactivos. Se dispondrá de una aplicación con un alto grado de flexibilidad, óptima calidad y disponibilidad inmediata de la información para un mejor manejo y control de los documentos disponibles y un apoyo para la toma de decisiones”.

Con la promulgación de la Ley General de Archivos 594 de 2000, se establece la responsabilidad de la administración pública y de los funcionarios de archivo con la conservación de documentos tanto en soporte papel como los producidos con el uso de tecnologías de avanzada.

La directiva Presidencial Nº 4 del 3 de abril de 2012, busca avanzar en la Política de Eficiencia Administrativa y “Cero Papel” en la Administración Pública, los organismos y entidades destinatarias de la presente directiva deberán identificar, racionalizar, simplificar, y automatizar los trámites y los procesos, procedimientos y servicios internos, con el propósito de eliminar duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz prestación del servicio en la gestión de las entidades, atendiendo los lineamientos expuestos en esta.

Con el Acuerdo Directivo Nº 9 del 27 de septiembre de 2010, del Politécnico JIC “Por medio del cual se adoptan las Políticas para la Gestión del Proceso de Tecnología de la Información de la Institución”. La Institución debe realizar estrategias apoyados con estas políticas y la Coordinación de Informática Corporativa, que ayuden a mitigar la perdida de los documentos electrónicos y/o digitales, que no son generadas en el Sistema Mercurio y que son documentos electrónicos de archivo, que como bien sabemos debemos garantizar su permanencia en cada etapa del ciclo vital.