Descripción de actas del Consejo Directivo de la Universidad EAFIT : Centro de Administración Documental EAFIT

Abstract

RESUMEN: En el Centro de Administración Documental de la Universidad EAFIT surgió la necesidad de dar solución al problema que se presenta al momento de consultar las Actas de los diferentes consejos, pues la recuperación de esta información no es inmediata debido a que la descripción de estos documentos no se ha realizado en su totalidad y en ocasiones la recuperación demanda gran cantidad de tiempo. El presente trabajo hace referencia a la descripción de la subserie Actas del Consejo Directivo de EAFIT entre los años 1960 a 1985. Este proceso fue realizado con el fin de facilitar la recuperación de la información contenida en esta subserie, ya que las solicitudes de consulta de este tipo de documentos son frecuentes en el Centro de Administración Documental y en varias oportunidades las respuestas no se hacían en el momento requerido, pues la recuperación no era exacta y se tenía que buscar uno a uno el documento que contenía la información solicitada. El proceso de descripción fue realizado en el software de gestión documental Docuware, en el cual se almacenan las Actas con el fin de disponerlas para consulta de las diferentes dependencias, para esto se utilizaron los campos destinados para indexación que ya tiene incorporados el software y por medio de los cuales se realiza la recuperación de documentos.Además de este proceso el trabajo cuenta con otros elementos que aportan valor a la consulta y recuperación de información dentro del Centro de Administración Documental. Se diseñó una base de datos alterna en la cual se registró en detalle las Actas que contienen información relevante y que por sus características es muy solicitada por las dependencias de la universidad, como reestructuraciones, creación de cargos, nuevas dependencias o programas y otros datos que son referentes en el desarrollo histórico de la institución. También se realizó la actualización del instructivo sobre digitalización e indexación de Actas en Docuware, en el que se explica en detalle el proceso desde que llegan las Actas al Centro de Administración Documental, y sobre todo se especifica como es el diligenciamiento de los campos asignados para la descripción. Este trabajo hace parte de la asignatura práctica académica como requisito de grado de la tecnología en archivística.