Elaboración de una base de datos de la serie documental registro de calificaciones en la Institución Educativa Monseñor Gerardo Valencia Cano desde 1987 hasta 1994

Abstract

RESUMEN: El propósito de este trabajo consiste en la organización de la serie documental Registro de Calificaciones y la elaboración de una base de datos para la recuperación y consulta de la información académica de egresados de la institución entre los años 1987 hasta 1994 La información contenida en esta serie se encuentra dispuesta sin ningún criterio archivístico ni instrumento de recuperación y cuando un usuario se acerca a solicitar un certificado (y no recuerda el año en que estudio en la institución), se debe buscar en varios libros folio a folio para lograr encontrar el registro solicitado, lo cual no solo ocupa mucho tiempo sino que está ocasionando un deterioro rápido en estos libros que son de gran importancia para la historia institucional. Para lograr este objetivo se propone ingresar los registros académicos de egresados en una base de datos en Microsoft Access cuya finalidad es que se pueda recopilar, organizar, almacenar y consultar la información de forma eficiente y eficaz, mejorando la gestión institucional y como valor adicional logrando la conservación de los libros que la contienen. Para la ejecución del proyecto se aplicará la normatividad vigente en cuanto la organización de la documentación, la protección de los datos personales, y el acceso a la información, así mismo, se dará capacitación a la persona encargada del archivo para que partiendo de los avances del presente proyecto, pueda ingresar nuevos registros correspondientes a otros años.