Sistema digital para registro y control de consultas en el archivo central de la Gobernación de Antioquia

Abstract

RESUMEN: La Gobernación de Antioquia es la entidad encargada de la gestión administrativa del Departamento de Antioquia de acuerdo a los fines esenciales del Estado Colombiano:

“servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo.”1

La Dirección de Gestión Documental hace parte de la Gobernación y está adscrita a la Secretaría General; como su nombre lo indica se encarga de la gestión de todos los documentos de la entidad e igualmente presta servicios archivísticos en pro de la defensa y acceso a la información. De acuerdo a lo anterior, la Dirección de Gestión Documental tiene a su cargo la responsabilidad de prestar el servicio de consulta, requerimientos que se hacen a través del Archivo Central, sin embargo este proceso no cuenta con un registro y control adecuado que permita la identificación oportuna de los préstamos y su seguimiento, y tampoco permite analizar y medir el nivel de servicio y los aspectos a mejorar.La propuesta de un Sistema Digital para registro y control de consultas en el archivo central de la Gobernación de Antioquia se realiza con el fin de mejorar la calidad y eficiencia del proceso, además de contribuir a la protección del acervo documental al tener mayor control sobre los préstamos y devoluciones de los documentos.