Organización documental del Archivo Letras “Filología Hispánica” de la Facultad de Comunicaciones, Universidad de Antioquia.

Abstract

RESUMEN: La filología como ciencia que estudia una cultura tal como se manifiesta en su lengua y en su literatura, principalmente a través de los textos escritos, ha sido en la tradición académica de occidente el motor de desarrollo de las disciplinas humanas y de las literaturas nacionales, ha ampliado la comprensión de la complejidad cultural y el desarrollo de la conciencia colectiva. Por esto la información en la sociedad es el pilar de toda institución, pues da valor sea administrativo o social de sus actos en las instituciones o la vida en general, la gran mayoría de archivos no está en las condiciones requeridas para brindar un adecuado cumplimiento frente a la sociedad o las mismas personas de la institución, como lo es la consulta y préstamo de los documentos producidos con el paso de los años. Si el archivo no se encuentra con un sistema de organización, ni un criterio de valoración documental adecuado, acceder a la información será mucho más complicado y se conservaran documentos que ya perdieron su valor administrativo. De allí la importancia de la organización, conservación y consulta de los documentos mediante los lineamientos técnicos archivísticos propuestos por el Archivo General de la Nación puesto que optimizaría tiempo y recursos humanos y económicos. De acuerdo a lo anterior, es necesaria una adecuada organización documental en la información física como electrónica del archivo del programa del pregrado que comprenderá la clasificación documental “que permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico – funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones” 1 fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos)2 y la ordenación documental definida como el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un “criterio predeterminado, con este proceso archivístico se contribuye en primer lugar, a la organización administrativa merced a la organización documental y, en segundo lugar, al conocimiento histórico institucional”3

. La ordenación bien hecha facilita el acceso a la información gracias a la pertinente ubicación de los documentos y a su rápida localización posterior; facilita la comprensión documental pues el arreglo físico es información contextual y, por último, al disponerse todos los documentos necesarios en el orden que es debido, se facilitan el estudio y los análisis de contenido. La organización se hace basada en el principio de orden original que permite saber cuáles son los pasos necesarios de tal producción (los procedimientos) para determinar con qué documento se inicia, cuáles le siguen a éste, hasta finalizar y el de procedencia, permite saber quién produce los documentos (las unidades administrativas) y por qué razones lo hace (por asignación de funciones)4