Organización del fondo acumulado historias académicas inactivas de la Fundación Universitaria autónoma de las Américas

Abstract

RESUMEN: Con el diseño de este proyecto se busca principalmente realizar la implementación del proceso de organización documental al fondo acumulado de historias académicas inactivas de la Fundación Autónoma de la Américas sede Medellín, donde la organización comprende tres etapas fundamentales como lo es la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, para esto se plantea realizar un diagnóstico del archivo y de la documentación que se encuentra en él; el análisis pertinente de los documentos, la selección o aplicación de las Tablas de Valoración Documental que se encuentran en aprobación y los subprocesos que llevan a la organización de los documentos que se encuentren en el archivo de la institución; ya que debido a que no hay una debida organización los documentos que se encuentran en el archivo no son de un fácil acceso por su volumen y espacio donde se cuenta con más de 10 programas académicos.

Seguidamente del diagnóstico, la selección y ordenación de las historias académicas inactivas se considera de gran importancia realizar un inventario o base de datos donde quede constancia de los documentos que serán organizados para así evitar perdida y confusión de la información a la hora de realizar la consulta o si se realiza alguna eliminación por deterioro del documento tener una acta de dicha depuración; y que en el momento de realizar otro proceso documental como la digitalización sea de buen acceso y orden, una vez realizados estas actividades se da paso a la organización que corresponde a la clasificación en cuanto a la unificación de las historias académicas de los alumnos graduados con los alumnos retirados, realizar la foliación, rotulación de cajas y descripción de las historias en una base de datos entregada por el coordinador del centro de gestión documental bajo la dirección de la vicerrectoría académica de la institución con todos los programas.