Proyecto para la actualización del cuadro de clasificación documental de la Secretaría General y de Gobierno de la Alcaldía de Caucasia Antioquia

Abstract

RESUMEN: Este proyecto tiene la finalidad de actualizar el cuadro de clasificación documental de la Secretaría General y de Gobierno de la Alcaldía municipal de Caucasia Antioquia, basado en el acuerdo 04 del 2013 mediante el cual se reglamentan parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental, así como la circular externa 003 del 2015 en la cual se registran las directrices para la elaboración de las tablas de retención y la cartilla de clasificación documental la cual se desarrollan los fundamentos basados en la aplicación de los principios archivísticos que lo rigen, y señalando los pasos metodológicos para llevar a cabo el proceso de la clasificación, con el fin de recuperar los documentos a partir de la reconstrucción de la estructura orgánica de la entidad. Según el Archivo General de la Nación, “el cuadro de clasificación es un instrumento archivístico en el que se expresa el listado de todas las series y subseries documentales con su correspondiente codificación”, el cual permite también identificar la producción documental a través de la asignación de números o codificaciones a las series y subseries, facilitando la organización, la localización de los documentos, el control y manejo del archivo, permitiendo la agrupación de elementos con contenido similar para relacionarlo de manera lógica con otros documentos de la unidad administrativa. La Secretaría General y De Gobierno es la dependencia encargada de asesorar y, determinar las políticas a ser adoptadas por la administración municipal, tendientes a la conservación y restablecimiento del orden público y al control de establecimientos públicos, como también de ejercer en el municipio las funciones de control interno en las diferentes dependencias a fin de garantizar la adecuada aplicación de los procesos y procedimientos previamente establecidos, evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, ilustrando al Alcalde Municipal en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. Tiene a su cargo la comisaría de familia, bienes y servicios, inspección de policía y espacio público, talento humano, asuntos pensionales, casa de justicia y gestión documental que complementan y articulan el funcionamiento de las demás dependencias con el fin de lograr el desarrollo de su objeto social. Para el cumplimiento de este objetivo, la gestión, pertinencia y desarrollo de sus actividades se sustentan en la articulación de decisiones institucionales basadas en los principios de igualdad, respeto y tolerancia, abordar este proceso nos permite lograr una correcta organización de los documentos de archivo de la Secretaría general y gobierno así como también nos permite interrelacionar los documentos producidos por esta dependencia con los de la entidad en general, trabajando al unísono y conjuntamente para dar así continuidad a los procesos administrativos, permitiendo determinar la documentación producida con miras a su organización, la comprensión de los tipos documentales que se generan en los diferentes trámites y los procesos archivísticos establecidos en la entidad, con el fin de responder en forma precisa y eficaz las solicitudes de información y/o documentación de sus distintos usuarios.