Inventario documental a la serie expedientes en el Archivo Judicial de la Unidad Seccional de Fiscalías de Rionegro

Abstract

RESUMEN: Los archivos dentro de las instituciones que los producen no ocupan un lugar sobresaliente en la mayoría de los casos; se habla del archivo, se almacenan documentos en él, existe dentro de la institución, pero ¿Realmente hay una conciencia del valor patrimonial, testimonial y cultural de este centro de información? La respuesta es simple: El archivo constituye el lugar del olvido en las instituciones, porque se encuentra en sitios inadecuados para su conservación, carecen de unidades de instalación apropiadas, no poseen instrumentos eficaces para la recuperación de su información y como consecuencia de ello, se presenta desorganización en sus documentos. Por esta razón, se percibe una indiferencia hacia el valor testimonial y probatorio del documento, como el soporte que manifiesta y explicita las actuaciones de los funcionarios en su quehacer cotidiano. El archivo de la Unidad Seccional de Fiscalías de Rionegro, no ha sido ajeno a estas situaciones; por lo tanto, sus documentos, que no son otra cosa que una manifestación de la complejidad de la sociedad y la naturaleza humana, forman masas documentales de expedientes que se constituyen en historias muertas cubiertas por el polvo y afectados por agentes biológicos, que impiden que la información sea recuperada y utilizada eficazmente para el fin que se produjo, ser fiel reflejo de las actuaciones de la ley, y a su vez constituir una valiosa fuente de información administrativa, cultural e investigativa. Por consiguiente, los expedientes constituyen información institucional, debido a que manifiestan las actuaciones de la justicia, en procura del cumplimiento de los derechos que tenemos los ciudadanos a ser defendidos frente a situaciones donde se debe investigar y juzgar al infractor responsable de hechos delictivos, pero teniendo presente su condición de ser humano, sin olvidar la dignidad de las personas ofendidas, como víctimas de los hechos. El derecho a la información, a la intimidad, al libre desarrollo de la personalidad y al buen nombre, son los requisitos que se cumplen en archivos organizados y dispuestos al servicio de los ciudadanos, además, la información formaliza las labores cotidianas, fortalece las bases institucionales y facilita la toma de decisiones importantes para la institución. Asimismo, los expedientes conforman información cultural e investigativa, porque revelan las características de una sociedad influenciada por múltiples valores y circunstancias, es decir constituyen experiencias de diferentes individuos en relación con un contexto social, con una época, con unas circunstancias, y con una crisis social, económica y política; afectando directa o indirectamente el actuar de los seres humanos en las conductas que manifiestan. Por esta razón, partiendo de una identificación de las bondades que brinda el archivo en la institución, es importante tomar medidas al respecto, en pro de contribuir a la corrección de procesos inadecuados que continuamente se han estado llevando a cabo en las instituciones y de esta manera han impedido un manejo eficiente de la gestión documental.