Organización e inventario archivo de Gestión de la Dirección de Desarrollo y Talento Humano Administración Municipal de Angostura 1989 a 2001

Abstract

RESUMEN: A continuación se presenta detalladamente el informe de ejecución del proceso de organización e inventario documental de aproximadamente cinco metros lineales de documentación, que corresponden a los años 1989 a 2001, almacenados en el archivo de Gestión de la Dirección de Desarrollo y Talento Humano de la Administración Municipal de Angostura; sustentado en conformidad con la legislación archivística vigente instaurada por el Archivo General de la Nación, quien en la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000. capitulo V), establece la obligatoriedad para las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, implementar Programas de Gestión Documental que contribuyan a la racionalización, control y conservación de los documentos de archivo producidos en la entidad.

El Programa de Gestión Documental (PGD) comprende ocho procesos, que aplicados con cada uno de sus procedimientos, permiten puntualizar medidas coherentes, integrales y unitarias de todos los aspectos relacionados con los documentos siguiendo su ciclo vital: creación, transferencia, organización, tratamiento, evaluación y conservación de estos documentos, independientemente de su apoyo material, fase o ubicación. De ahí la importancia de dar fé, como el proceso de organización e inventario puede solucionar los grandes problemas de acceso, control de la producción de documentos y su conservación.

Mediante el seguimiento puntal de los procedimientos establecidos para el proceso de organización e inventario plasmados en el acuerdo 042 de 2002 (criterios para la organización de archivos de gestión), el acuerdo 038 de 2002 (inventario documental), los procedimientos del PGD y demás textos relacionados, fue logrado a cabalidad el objetivo de la propuesta. La metodología para la ejecución de la propuesta estuvo dividida en cinco etapas: elaboración de un diagnostico sobre la unidad administrativa y la documentación allí dispuesta, la clasificación documental, ordenación documental, depuración, inventario y por último el instructivo para la organización de archivos de gestión.

Con la finalización positiva de esta propuesta se ha podido dejar muestra sobre la importancia y beneficios administrativos que trae la implementación de los procesos archivísticos sobre la documentación producida en la Dirección de Desarrollo y Talento humano. Además corresponde a un aporte para las funciones desempeñadas por cada uno de los funcionarios de la administración municipal, de tal forma que pueda continuarse este proceso en las demás dependencias, subsanando los problemas que se han tenido con respecto al control de la documentación, que obstruye la eficiente funcionalidad de la institución.