Recopilación y sistematización de la normatividad archivística colombiana

Abstract

RESUMEN: El ser humano desde el principio de su existencia, en el momento del nacimiento, inicia involuntariamente a generar una serie de registros almacenados de diferentes formas, fotografías, cartas de felicitaciones, tarjetas, certificados de nacimiento, recibos de pago, etc. Estos registros pasan a ser entonces un factor común dentro de la convivencia en sociedad de los individuos, documentos que a lo largo del tiempo se convierten en comprobantes y facilitadores de las labores cotidianas.

Al concebir dichos datos se requiere de herramientas que permitan gestionarlos y darles un manejo adecuado, evitando caos e injusticias por parte de las personas encargadas del manejo de estos, es así como surgen las normas y lineamientos que rigen dentro de la producción, gestión, disposición, custodia y quizás el factor mas significativo en los centros documentales, la difusión de la información contenida en los documentos archivados.

La importancia de la información comprendida en los archivos no puede pasar desapercibida, dada la relevancia que tiene el debido conocimiento sobre los diferentes procesos realizados por los ciudadanos diariamente, es así como surgió la idea de reunir en un solo tomo las normas que albergan tanto los derechos como también los deberes de las personas en cuanto a la documentación se refiere.

La búsqueda y recopilación de información relacionada con la normatividad archivística Colombiana, para su posterior análisis y sistematización presentada a continuación se logró gracias a la consulta de aquellos datos que se encuentran divulgados en medios electrónicos, específicamente la Internet, y publicaciones de libros concernientes al tema objeto de estudio. Este trabajo de recopilación y sistematización de la normatividad archivistica Colombiana se enfoca puntualmente a lo nombrado anteriormente, reunir la mayor parte de directrices existentes en el contexto que rodea la labor archivistica y establecidas por la legislación nacional, aquellas que dictan los entes destinados para dirigirla, en este caso el Archivo General de la Nación, y aquellas otras pautas dadas por entes independientes, como las Normas Técnicas Colombianas El esquema general para la presentación de este documento está compuesto por tres etapas que hacen referencia en primer lugar por todas aquellas normas que rodean el ámbito archivistico dictadas por los entes estatales Colombianos, en segundo lugar se encuentran las pautas dictadas por la entidad que representa esta labor en el país, El Archivo General de la Nación, las cuales son la guía principal para la correcta gestión documental y por ultimo están los lineamientos que encaminan a los administradores documentales en la aplicación de un Programa de Gestión Documental. En cada una de las etapas se realiza una transcripción de la norma, seguida de un comentario por parte del autor, acerca de la pertinencia y aplicabilidad de la misma en al contexto colombiano. Es de aclarar que en algunos casos existe la posibilidad de repetir normas que ya están enunciadas, en este caso se hará referencia a la ley y su respectivo comentario para no entrar en duplicaciones innecesarias