Realización de la tabla de valoración documental y organización del archivo histórico de la sociedad San Vicente de Paul Sonsón

Abstract

RESUMEN: El archivo histórico de la Sociedad de San Vicente de Paúl de Sonsón se caracteriza por ser custodio de una parte del patrimonio institucional, ya que poseer información desde su conformación en Sonson que sirve como soporte básico para la memoria institucional.

Para la realización de este proceso se hizo necesario la recopilación del material teórico para poder tener un primer acercamiento a las series documentales, un diagnostico general, que diera cuenta de la situación del archivo y además se contacto con las directivas de la entidad para conocer las necesidades que tenían, en relación a la administración de la documentación que allí se encuentra, al ver el tipo de documentación, tiempo de permanencia y su estado se opto por la realización de La propuesta de las Tablas de Valoración Documental como instrumento primordial en el manejo de documentación histórica y más sabiendo que se estaba trabajando con un fondo acumulado, esta quedará para estudio y aprobación por parte del Comité de Archivo que aun esta en proceso de conformación.

Sumado a lo anterior, con el fin de evidenciar el desarrollo del proyecto, se acordó la elaboración de dos informes de avance uno el 11 de octubre y el otro el 22 de noviembre; como también la realización de un diario de campo en el cual se consignaban las inquietudes de las personas involucradas en la buena gestión y administración del Archivo. Estas herramientas se convirtieron en insumos para la elaboración de este informe final.

Para lograr estos objetivos se contó con la colaboración de Maribel Pedraza como asesora, Mariluz Gallego Flórez persona designada por la Sociedad y la señorita Oliva Jaramillo Henao presidenta, que han contribuido a darle un nuevo aire al archivo de la Sociedad; labor desarrollada durante dos meses y en la cual se evidenciaron avances significativos y se dejan los pilares para continuar más adelante con la organización y puesta en marcha de nuevos procesos de acuerdo a lo establecido por el Archivo General de la Nación.