Inventario documental de la subserie fallecidos en la serie de historias clínicas del Centro Cardiovascular Somer- In Care

Abstract

RESUMEN: Anteriormente desarrollar un proceso documental en cualquier tipo de institución resultaba novedoso y singular, ya que para nadie es un secreto el estado y la importancia que a la documentación o archivos se daba días atrás, pero a pesar de todo, la necesidad de mantener la información disponible e integra motiva y obliga a las organizaciones a establecer una buena gestión documental institucional que facilite los procesos internos y a la vez estar a la par con la legislación y normatividad exigida por diversos entes que buscan la transparencia y calidad en los servicios ofrecidos. Aún cuando la exigencia de un archivo en óptimas condiciones es una premisa para las organizaciones, encontramos dificultades como el desconocimiento de la cantidad, calidad o pertinencia de la documentación de estos. La oportunidad de poner en práctica los conocimientos adquiridos en la Tecnología en Archivística da como resultado la ejecución de un proceso documental en una institución prestadora de salud del Oriente Antioqueño. Es así como en este informe se encontrará el registro del proceso de práctica académica desarrollado en el Centro Cardiovascular SOMER - IN CARE; dicho proyecto tenía como objetivo general ejecutar un inventario documental a la totalidad de la subserie de historias clínicas de pacientes fallecidos en la institución, implementando el formato único de inventario documental dispuesto por el Archivo General de la Nación. El proyecto se enfocó a la subserie de historias clínicas de pacientes fallecidos, ya que esta contaba con expedientes cerrados en su trámite y era factible una foliación total que permitiría cumplir con uno de los objetivos principales del inventario documental, también se debía tener en cuenta que muchas de estas historias tienen mas de tres años de antigüedad y están próximas a una selección documental la cual sería de gran facilidad teniendo un inventario debidamente diligenciado. Este informe contiene toda la información del proceso que se desarrolló, teniendo en cuenta la adecuación de las estanterías, la intervención de todos los expedientes, la ordenación de los mismos hasta la culminación con el marcado del centro de archivo y la generación de la base de datos en Excel con toda información obtenida del proceso. Además, este informe contiene como anexos el proyecto de práctica y los diferentes instrumentos desarrollados como bitácoras y los informes de avance, que permiten conocer el desarrollo puntual del proyecto; también se adjunta la base de datos que se implementó para el registro del trabajo realizado.