Implementación de tabla de retención documental a la sección de beneficios y pensiones de Protección S.A.

Abstract

RESUMEN: El presente trabajo consiste en la elaboración de las Tablas de Retención Documental del Departamento de Beneficios y pensiones, ubicada en la Sociedad Administradora de Pensiones y Cesantías Protección S.A., como una herramienta que se utilizara para tener una mejor gestión documental en el departamento, en este reposa toda la documentación correspondiente a los afiliados que tienen derecho a una pensión. Considerando que el Departamento de Beneficios y Pensiones es el lugar donde se adjudica o se le niega la pensión a los afiliados, y por consecuencia, en donde se encuentra la mayor información vital para el resto de la compañía, es allí donde se resuelven las inquietudes de las distintas sucursales y Puntos de Atención al Cliente que tiene la compañía alrededor del país, es por eso que el archivo tiene un valor importante y busca por medio de este mecanismo sirva para la normalización y darle el tiempo de retención de acuerdo a la valoración y determinar cuales expedientes se conservaran como muestra, se digitalizara o se eliminara, de acuerdo a la T.R.D. propuestas. Asimismo, se comienza a darle al Departamento, bases para una mejor agilización y racionalización de la gestión administrativa, el establecimiento de responsabilidades sobre la salvaguarda de los documentos, la atención a las peticiones y solicitudes de los usuarios y garantizar el crecimiento del patrimonio documental de la compañía como administradora de Fondo de Pensiones. Igualmente se busca dar a conocer las ventajas de una Tabla de Retención Documental, como un instrumento archivístico para estipular normas sobre la gestión documental y el establecimiento del ciclo vital del documento en cada una de sus fases, en donde la T.R.D. actúa como evaluador del destino final del documento. Con el presente proyecto se espera haber cumplido con el objetivo de mostrar el diseño para la implementación de las Tablas de Retención Documental en el Departamento de Beneficios y Pensiones, contribuyendo a mejorar los procesos que se manejan dentro de la compañía y para darle a la documentación, una normalización en cada una de las etapas documentales.