Identificación de la producción documental en las secretarías de obras públicas, de Hacienda y la Dirección Agroambiental en la Administración Municipal de la Ceja del Tambo

Abstract

RESUMEN: “Para los archiveros lo esencial no es que la historia se pueda escribir siempre sobre la marcha, sino que la posibilidad de escribirla no se pierda definitivamente”

Las Tablas de Retención Documental se presentan desde el punto de vista archivístico como una herramienta de esencial importancia en el quehacer cotidiano, no solo para las organizaciones sino también para los archivistas. Una herramienta que regulariza y normaliza el acervo documental.

El proyecto de práctica académica, cuya duración fue de dieseis semanas, se enfocó principalmente a la realización de la primera etapa para la construcción de las Tablas de Retención en La Administración Municipal de La Ceja del Tambo, denominado identificación de producción documental, se realizó como inicialmente se había propuesto en dos de las dependencias, a las cuales se agrego otra, básicamente por la necesidad de optimizar el tiempo. Las dependencias en las cuales se desarrollo el proceso fueron la Secretaría de Obras Públicas, la Secretaría de Hacienda y la Dirección Agroambiental.

En las dependencias seleccionadas se realizó antes de la aplicación de la encuesta de Estudio de Unidad Documental, extractada del mini manual sobre Tablas de Retención Documental del Archivo General de la Nación, el estudio previo de cada una de ellas. Aparte de la realización de encuestas se elaboraron, mediante el análisis de la información recolectada y las funciones de las oficinas, los cuadros de proyección de series y de clasificación para cada una de las oficinas abordadas.

Con la realización del informe de práctica se da cuenta detallada del desarrollo de cada una de las actividades, y del proceso y resultados obtenidos