Identificación de la producción documental en tres de las dependencias de la administración municipal de la Ceja del Tambo

Abstract

RESUMEN: El presente trabajo se desarrolló en La Administración Municipal de La Ceja que cuenta con 7 secretarias, 3 direcciones, el despacho del alcalde y una oficina de control interno, en su total la integran 225 personas, por lo que se produce un gran volumen de documentos continuamente.

El archivo general del municipio es el encargado de salvaguardar y gestionar la documentación de todas las dependencias pertenecientes a la Administración, al mismo tiempo es el responsable de la elaboración y aprobación de las tablas de retención documental.

Con la labor realizada se dio inicio a una primera etapa para la elaboración de las tablas de retención en la Administración municipal de La Ceja del Tambo; aplicando el formato de la encuesta de estudio de unidad documental planteada por el Archivo General de la Nación. Dicha encuesta se aplicó a la Secretaría De Protección Social, a La Secretaría De Educación Y Cultura ciudadana y a La Oficina Asesora De Control Interno adscritas a dicha entidad; a partir de esta investigación se identificaron las series y unidades documentales tramitadas en cada una de las dependencias antes mencionadas.

Inicialmente se acordó investigar dos de las secretarías, pero finalmente se concretaron tres. La identificación de producción documental en las mencionadas dependencias dio como resultado la recopilación de la información de las secretarías, y de ahí el reconocimiento de su estructura y funcionalidad en un cierto periodo de tiempo; posteriormente se entrevisto a los productores de los documentos y en otras ocasiones a los auxiliares de los mismos, con la información encontrada se le dio forma a un listado de series según las funciones de cada persona entrevistada, en síntesis se elaboró un cuadro de proyección de series. Dicho trabajo se llevo a cabo en un periodo de 3 meses y 15 días.

Con lo anterior concluye la ejecución de la primera etapa para la elaboración de las tablas de retención documental, dispuesto esto para seguir el proceso de elaboración y aprobación, tarea que realizará el jefe de archivo de la mencionada entidad.