Inventario del archivo de la secretaría de la institución Educativa Técnico Industrial “antonio Álvarez restrepo”

Abstract

RESUMEN: El Archivo de la Secretaría de la Institución Educativa Técnico Industrial Antonio Álvarez Restrepo es una dependencia que genera y maneja información muy valiosa para las funciones administrativas, y por esta razón se hace necesario aplicar un Diagnóstico en el que se puede evaluar el estado de la documentación (organización, conservación y consulta) y posteriormente llevar a cabo la realización de un Inventario Documental que permita establecer las fechas extremas de cada documento, evaluar las series que deban ser transferidas al Archivo Histórico y posibilitar una consulta mucho más rápida y ágil de la información que se requiere tanto por el personal y los estudiantes del plantel educativo como por la comunidad general. La realización de estos dos procesos, tanto el de Diagnostico como el de Inventario, contribuyen al archivo en el mejoramiento en cuanto al control de la información y además se logrará conocer el estado de la documentación y posteriormente hacer recomendaciones y mejorar su estado de conservación, organización y consulta.

Los procesos de Diagnóstico e Inventario Documental se llevaran a cabo con base en los conocimientos obtenidos en el transcurso de la Tecnología en Archivística y la oportuna orientación del asesor de práctica y teniendo como apoyo la normatividad y demás documentos referentes a dichos procesos en casos específicos aplicando los formatos de Diagnóstico y el Formato Único de Inventario Documental que permitan analizar el estado de los documentos y establecer sus fechas extremas respectivamente.