Clasificación, ordenación e inventario documental del archivo central de la empresa social del estado hospital san juan de dios

Abstract

RESUMEN: En el presente proyecto de práctica lo que se quiere lograr para el mejoramiento de la gestión documental del archivo de la entidad es realizar una clasificación y ordenación de los documentos, con el fin de identificar las oficinas productoras y al interior de estas las series y las subseries correspondientes.

También se busca identificar la documentación que haya sido afectada por daños biológicos, para separarla de los demás documentos y darle un tratamiento que detenga su deterioro. Del mismo modo se pretende dar un adecuado almacenamiento de la documentación en el sitio destinado para el archivo, aplicando técnicas que garanticen la durabilidad de los mismos.

La documentación y en especial los archivos son la prueba del desarrollo administrativo de las instituciones y el soporte que sustenta la toma de decisiones en la vida diaria, en las labores y en los procesos realizados, es por esta razón que debemos ser conscientes de que el archivo no es simplemente un sótano o una pieza llena de documentos que ya cumplieron su función y que ahora no dan ninguna utilidad, y admitir que realmente es un recurso por administrar que ofrece grandes servicios como brindar información ágil, oportuna y precisa, lo que amerita cumplir la normatividad existente relacionada con su correcto almacenamiento

Por esta razón se hace necesaria la implementación del proceso de organización en el archivo de esta institución, ya que la documentación se encuentra en un fondo acumulado sin ningún proceso técnico archivístico, además las instalaciones donde se encuentran ubicados los documentos no son las adecuadas para el almacenamiento de los mismos, ya que son estanterías de madera las cuales pueden traer daños biológicos para la documentación, para esto se recomiendan que sean metálicas, por otro lado esta circunstancias de almacenamiento puede ocasionar daños físicos porque no están correctamente ordenados y ocasiona rasgaduras y dobleces en la documentación.

Razones más que suficientes para llevar a cabo una debida Organización Documental, y así lograr una recuperación de la información y evitar posteriores pérdidas y daños en esta, sin dejar de lado la obligación que tienen las entidades de cumplir con la normatividad archivística vigente.