Organización documental del archivo de la fiscalía seccional del Municipio de Sonsón

Abstract

RESUMEN: La Ley 594. Ley General de Archivos es muy clara en la necesidad de conservar y preservar los documentos de archivo; Además exige la creación, organización, aplicación de las Tablas de Retención Documental entre otros de los archivos del orden Nacional, Departamental y Municipal, ya que estos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, política, económica, cultural del Estado y la administración de justicia. Contribuyen a la eficacia, eficiencia de las entidades del Estado, son testimonio de los hechos y de las obras y por ende se deben salvaguardar y custodiar el patrimonio documental. Es por esto que después de evaluar el estado actual del archivo del ARCHIVO DE LA FISCALIA SECCIONAL DEL MUNICIPIO DE SONSON, el cual es un archivo central, es producto de consulta constante, su documentación se encuentra en diferentes depósitos dentro de la misma entidad en un segundo piso, ubicados en estantes de metal, de madera y mucha parte en el suelo de madera, posee iluminación artificial pero por el momento se encuentra descompuesta, solo entra un poco de luz natural, no hay ningún tipo de medida de seguridad, la información solo se está en soporte papel, clasificada numéricamente por paquetes, amarrados con cabuya en donde algunos tiene como capa cartón y otros cartulina (algunas en mal estado), en los cuales se anota el numero consecutivamente; cada paquete se encuentra conformado de 10 a 15 expedientes aproximadamente, cada expediente consta de noticia criminal (denuncia oficial), apertura (investigación previa o proceso). Expedientes como preclusión para investigación previa, y expedientes inhibitoria para procesos son los que quedan en dicho archivo, y no quedan allí cuando se dicta resolución de acusación pasando al juzgado penal del circuito quedando una constancia por escrito; cada expediente lleva un numero de radicado este no es consecutivo, la mayoría de la documentación se encuentra en mal estado de conservación, empezando por el libro principal en el cual se encuentran consignados los datos referentes a la información que se requiere, datos como nombre del investigado, causa de investigación, año de la causa, el numero del radicado del expediente y numero de carpeta A-Z en la cual esta consignado el numero del paquete donde se encuentra el expediente, esta ultima documentación ubicada en la oficina de la asistente del fiscal, en donde las carpetas se encuentran divididas en dos momentos, en procesos y predios, además de oficios recibidos y hojas radicadas. Lo concerniente a los paquetes se encuentra en un depósito aparte, en donde se halla humedad. Se radica correspondencia recibida más no la enviada. Existen TRD pero no se aplican, no existen TVD, no existen manuales de funciones. Laboran allí únicamente el fiscal y la asistente quien es la única que manipula los documentos. En primera instancia se conocían como juzgados de instrucción criminal y mediante el decreto 2699 de 1991 (noviembre 30) se expide el estatuto orgánico, donde se habla propiamente de fiscalías. Estos documentos se encuentra dentro de un fondo acumulado, en regular estado de conservación y la información que allí se halla es de suma importancia para el funcionamiento de dicha entidad, de consulta constante y difícil el acceso a la información por ende se considera pertinente aplicar el PROCESO TÉCNICO DE ORGANIZACIÓN, el cual consiste en la clasificación, ordenación, y descripción documental, con el fin de facilitar la consulta ágil y oportuna; Además de salvaguardar y custodiar la información.