Creación del manual para la digitalización de documentos en la alcaldía municipal de Caucasia y digitalización de la serie resoluciones producidas entre enero y septiembre de 2010

Abstract

RESUMEN: Este informe da cuenta de las actividades planeadas y ejecutadas en el desarrollo de la práctica académica, describe las actividades teóricas y prácticas realizadas en la alcaldía municipal de Caucasia-Antioquia la cual es una entidad pública del estado El proyecto que se planteó fue la realización de un manual de digitalización y además se hizo la digitalización de 1000 resoluciones producidas entre enero y septiembre de 2010. En la realización de este proyecto se utilizó la teoría y normatividad archivística como referentes académicos entre estos la guía técnica colombiana GTC-ISO-TR 15801expedida por Icontec (organismo multinacional de carácter privado que trabaja para fomentar la normalización, la certificación y la gestión de la calidad en Colombia) la cual contiene recomendaciones para la fiabilidad e integridad de la información almacenada electrónicamente, la guía No. 5 cuyo objetivo es brindar a las entidades orientaciones que les permita avanzar en la implementación de estrategias que contribuyan a obtener una mayor eficiencia y reducir el consumo de papel, la cartilla de requisitos mínimos de digitalización en la cual se encuentran las condiciones necesarias para un proceso adecuado de digitalización y el protocolo para la digitalización de documentos con fines probatorios en el cual se describen los procedimientos mediante los que puede demostrarse que una copia (en papel o digital) es una copia verdadera del original, de igual validez jurídica y probatoria, las anteriores guías fueron emitidas por el Archivo general de la nación (entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental que conserva) El manual de digitalización es hecho con el fin de normalizar el proceso de digitalización en la alcaldía municipal, facilitar la integración con el archivo digital, automatizar el procedimiento de consulta de la información, garantizar una mejor conservación de los documentos históricos al reducir los riesgos físico químico y circunstancial como por ejemplo las consultas negligentes, el robo y el derramamiento de sustancias sobre el documento, además de encaminar a los funcionarios al buen uso de la digitalización para infundir el manejo de documentos electrónicos.