Análisis de los factores de deterioro de los documentos misionales de la Universidad de Antioquia : propuesta para el mejoramiento de la preservación documental

Abstract

RESUMEN: La producción, la preservación y la conservación documental, son procesos de gran importancia, dentro de la gestión documental, gracias a estos es posible garantizar el buen estado y la integridad de los documentos, además de tener la información dispuesta para los usuarios a través de los años. Los documentos misionales son aquellos donde se registra la información que se produce en las instituciones en cumplimiento de la Misión y son de conservación permanente.

En la Universidad de Antioquia, se logró identificar los factores que afectan la preservación de los documentos misionales, teniendo en cuenta los procesos de gestión documental desde la planeación y producción documental; en primer lugar, se identificó que unidades académicas y administrativas producían documentos misionales y a que series y subseries correspondían según la Tabla de Retención y el Cuadro de Clasificación Documental; en segundo lugar, se realizó un diagnóstico para conocer cómo se ejecutan los procesos de producción, preservación y conservación documental, en los archivos de gestión; en este se conocieron como principales causas de deterioro, la falta de unidades de almacenamiento (espacio), el uso de unidades de conservación inadecuadas como lo son las AZ, el uso permanente de materiales abrasivos como gachos metálicos, ganchos de cosedora y clips, el uso de marcadores, resaltadores, lapiceros de colores y con tinta húmeda, además de las condiciones ambientales. A partir de los resultados obtenidos se evidencia la necesidad de proponer estrategias que mejoren los procesos de producción y preservación con el fin de mejorar las condiciones de conservación documental en la institución, especialmente en los documentos misionales.