Implementación de una metodología de gestión para el registro de las necesidades en el PAA del departamento de Antioquia y enlazarlas con el indicador de cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión-SIG

Abstract

RESUMEN: El PAA1 es uno de los procedimientos pertenecientes al proceso de Soporte Logístico, del cual es responsable la Secretaría General de la Gobernación de Antioquia específicamente la Subsecretaria de Logística, quien es la encargada de brindar la provisión de obras de mantenimiento a la infraestructura física, bienes y servicios de características técnicas y uniformes bajo parámetros de seguridad y salud en el trabajo. El seguimiento al PAA consiste en garantizar que todas las necesidades que se van a contratar en las Dependencias del Departamento con respecto al presupuesto que se les asigna para contratación estatal, se planeen y se inscriban en el PAA para conocimiento de los posibles proveedores o prestadores de servicio; dicho seguimiento está enmarcado bajo los parámetros que requiere el SECOP descritos en Colombia Compra Eficiente, para la publicación de las necesidades, además de la articulación con el Plan de Desarrollo que se le hace a cada necesidad de acuerdo al banco de proyectos según lo requerido por el Departamento de Planeación. Por otra parte, se encuentra el Seguimiento a la contratación de acuerdo a los requerimientos de medición del Indicador “Porcentaje de Cumplimiento del PAA” en la caracterización del proceso Soporte Logístico del SIG, además al seguimiento del Plan de Supervisión e interventoría y a la articulación con el PAC de gastos requerido por la Secretaría de Hacienda. El principal requerimiento del proceso de recolección de la información de las necesidades inscritas en el PAA de cada una de las Dependencias para ser consolidado, es obtener de manera eficiente información estándar, para evitar inconsistencias en los informes que se presentan ante el COS. Para ello, se propuso una metodología de gestión para recolectar la información de manera eficiente, evitar errores al ingresar los datos y consolidar la información de una manera más rápida. Además, dados los cambios que se habían efectuado en el procedimiento de “Gestión de Compras”, ahora conocido como “Plan Anual de Adquisiciones Supervisión e Interventoría”, desde el enfoque de gestión por procesos, la Entidad se vio en la necesidad de actualizar la documentación de todo el procedimiento que hace parte del proceso Soporte Logístico del mapa de procesos; dicha documentación enmarcada en la norma NTC-ISO 9001. Los resultados obtenidos una vez diagnosticado el procedimiento y observando el incumplimiento que se ha venido presentando en el indicador del Porcentaje de Cumplimiento del PAA de las necesidades inscritas, se muestran en el Plan de acción y consta de dos etapas, una primera implementada en el segundo semestre del año 2018 y la otra etapa propuesta para el año 2019.