Mejora del proceso de presupuestos, cotizaciones y licitaciones (PCYL) de la empresa COINSI S.A.S.

Abstract

RESUMEN: El proceso presupuestos, cotizaciones y licitaciones (PCYL) de la empresa COINSI S.A.S, básicamente tiene definidos unos acuerdos de nivel de servicio, en las encuestas de satisfacción a clientes internos y externos se identificó que una de las principales causas de insatisfacción es el tiempo de entrega de las cotizaciones, por lo que con este trabajo se buscó mejorar del proceso de presupuestos, cotizaciones y licitaciones (PCYL), a través de la aplicación de metodologías enfocadas en el mejoramiento continuo, de esta manera se pudo entender y evaluar intervenciones al proceso, para minimizar la problemática. Los principales logros fueron: Se acompañó al proceso de presupuestos, cotizaciones y licitaciones PCYL en la implementación del software de presupuesto programable de OPUS, el cual es una herramienta que facilita la consolidación de presupuestos, cotizaciones y licitaciones, para su implementación se definió el plan de trabajo, el instructivo de codificación de PCYL y las políticas generales de uso del software. Se consolidó un informe general del proceso “Control PCYL”, el cual permitió la evaluación de estrategias y oportunidades. Se definió el tiempo promedio de realización de cada tipo de cotización, presupuesto o licitación, según su nivel de complejidad y el numero promedio de ítems, información relevante para estimar tiempos de entrega, programar o asignar requerimientos y en general evaluar el nivel de ocupación y efectividad de cada empleado.