Propuesta de un modelo de gestión para el sistema de información documental diseñado para la gestión de correspondencia de la Universidad de Antioquia

Abstract

RESUMEN: Un Sistema de Información Documental, surge a partir de las múltiples actividades que se dan por la generación y el uso de la información, sumado a los procesos de intermediación y acceso, desde la fuente al receptor. Este desarrollo tecnológico que permitirá a los usuarios institucionales el acceso a la información seria un medio para transmitir y gestionar datos, información y conocimiento de forma organizada y oportuna. El Sistema de información Documental, como organización, se caracterizará por controlar, hacer accesible la información y procesarla, además de derivar nuevas formas de información y maneras de representarla, será trabajo del documentalista el desarrollo, la operatividad y la gestión del sistema de información, empleando el tipo de técnicas y tecnologías adecuadas para la trasferencia de la misma. De esta forma, existen tres aspectos fundamentales para mirar el sistema de información; desde el punto de vista de quien quiere informarse: el usuario. ? Acceder a la información directamente ? Percibir por medio de la observación directa el proceso ? Buscar y recuperar información almacenada Este sistema de información documental propuesto, desarrollado con un enfoque al servicio del usuario, en la Universidad de Antioquia, tiene en cuenta el contexto institucional con la variedad de necesidades del usuario y la gran demanda de información, lo que hace necesario que la comunicación documental sea un continuo proceso fluyente, ágil y oportuno. Por lo anterior y buscando que el sistema de información documental, esté alineado y pueda estar bajo control, se propone un modelo de gestión a acuerdo a los objetivos estratégicos de la institución, que integre los elementos que hacen parte del contexto organizacional y de los recursos, la gestión de contenidos y de calidad, los soportes tecnológicos y los formatos de la información y del conocimiento.

ABSTRACT: A System arises from the multiple activities that occur by the generation and the use of the information, added to the processes of intermediation and access, from the source to the receiver. This intervention that allows to the users the access to the serious information an Information system, where all system is an organization. The System, like organization, is characterized to control, to make the information accessible and to process it, besides deriving new forms from information and ways to represent it, is work of the information retrieval officer the development, the operativity and the management of the Information system, using all type of techniques and technologies for the transference of the same. Of this form, three aspects fundamental exist to watch the Information system; from the point of view into that wants to inquire; the user: 1. To accede directly to the information 2. To perceive by means of the direct observation the process 3. To look for and to recover stored information. This proposed documentary information system, developed with an approach to the service of the user, in the Antioquia University, considers the institutional context with the variety of needs and the great demand of information, which makes necessary that the documentary communication is a continuous fluyente, circular and active process. By the previous thing a model of management for the Documentary Information system, that sets out it allows to visualize the strategic targets of the University and integrates the elements that are part of the organizational context and the resources, the technological management of contents, supports and the formats of the information and the knowledge.