Desarrollo del proceso de transferencia documental primaria en el archivo de minas, levantamiento de información y consolidación del formato único de inventario documental (FUID)

Abstract

RESUMEN: Las transferencias documentales son el quinto proceso del Programa de Gestión Documental (PGD), en el cual se realiza el traslado de la documentación del Archivo de Gestión (AG) al Archivo Central (AC), esto se desarrolla según el tiempo de permanencia consignado en las Tablas de Retención Documental (TRD) para dicha fase. Las transferencias documentales dan cumplimiento al ciclo vital de los documentos. Dentro de este proceso se contempla la organización documental (clasificación, ordenación y descripción), ya que se requiere de preparación técnica e intelectual para llevar a cabo la transferencia. En el proceso de clasificación se identifican las unidades productoras, estableciendo series y subseries, en la ordenación se establece el principio de procedencia y se le asigna una coherencia lógica a los trámites y en la descripción se caracteriza detalladamente las unidades documentales, aquí se consolida el Formato Único de Inventario Documental (FUID).