Implementación de un modelo de administración de contratos para ISA Intercolombia

Abstract

RESUMEN: La adquisición de bienes y servicios para una empresa requiere de un modelo interno de relacionamiento con el proveedor que permita la ejecución de los contratos cumpliendo con los lineamientos corporativos. La empresa ISA INTERCOLOMBIA contaba con dos roles principales para realizar dicha gestión: administrador técnico y administrador administrativo de contratos. Estos roles estaban generando discordias internas generadas por brechas en el flujo de la información, desactualización en la documentación, discordias en la ejecución de los procesos, entre otros. Para dar solución a dicha problemática, surge el proyecto de implementación de un nuevo modelo de administración de contratos que pretende centralizar la gestión de contratos con el proveedor en un único rol de administrador de contrato y unos equipos de soporte administrativo que apoyan estos procesos. Esta implementación conlleva cambios significativos en los documentos institucionales, en los procesos y las estructuras de los equipos que actúan en la administración de contratos. Para apoyar la instauración y la aceptación de estos cambios, se construyó un manual de procesos que clarifica la actuación del administrador durante las etapas del contrato, se homologaron y documentaron los procesos principales del soporte administrativo de contratos, se redactaron instructivos de procedimientos en SAP que apoyan la gestión administrativa y se participó en la elaboración de un curso de capacitación básica para el manejo de contratos de complejidad baja.