Diseño e implementación de una metodología para la medición del sistema de gestión de la Universidad Católica Luis Amigó – Sede Medellín

Abstract

RESUMEN: A partir de los esfuerzos hechos por la Universidad Católica Luis Amigó en la búsqueda de la calidad institucional, se han identificado algunas oportunidades de mejora relacionadas con el seguimiento y la medición de sus procesos institucionales. Desde la Dirección de Planeación, con el objetivo de dar seguimiento al cumplimiento de los objetivos estratégicos y como esfuerzos de mejora continua, se planteó la necesidad de contar con una herramienta de visualización y seguimiento al comportamiento de los procesos, puntualmente de sus indicadores de gestión. El proyecto inició con la revisión de la documentación perteneciente a cada uno de los procesos. Durante esta fase se evaluó el cumplimiento de los requerimientos de la NTC ISO 9001:2015 en cuanto a temas de documentación de procesos. Se encontró que más del 80% de la documentación cumplía con los requerimientos y el resto sufrió modificaciones durante el desarrollo del proyecto. Por otra parte, se abordó metodológicamente lo concerniente a indicadores, para esto se elaboró una guía metodológica para el diseño y construcción de indicadores de tal manera que los líderes contaran con una herramienta de consulta en caso de necesitar agregar indicadores o realizar modificaciones; para la documentación de la información pertinente a indicadores, se agregó un instructivo para el diligenciamiento de la información de cada indicador en su hoja de vida y se hicieron algunas modificaciones referente a recolección de información. Finalmente, se abordó el diseño metodológico de la herramienta de seguimiento. Durante esta etapa se abordó la alineación de objetivos estratégicos con objetivos tácticos, se validó la pertinencia de indicadores a cada objetivo, se definieron porcentajes de impacto tanto para los objetivos como para los indicadores, de tal manera que, al momento de analizar y evaluar el comportamiento del sistema, se puedan plantear acciones en torno a la relevancia o el impacto que tiene el indicador sobre el objetivo. La herramienta diseñada reunió y consolidó toda la información referente a indicadores, que son el método de medición desde Dirección de Planeación para el seguimiento a cada uno de los procesos y permitió la visualización del comportamiento de estos.