Mejoramiento del proceso de gestión documental, mediante el análisis y gestión de procesos en la Corporación Interactuar, sede Madera

Abstract

RESUMEN : La Corporación Interactuar está en constante actualización de sus procesos internos, que imparten un reto y un objetivo importante para todos los colaboradores, mejorando los flujos de información y comunicación entre cada una de estas. Este proyecto mejoró el proceso de Gestión Documental mediante la gestión y optimización de procesos para aliviar distintas necesidades que esta presentaba, como la centralización del archivo en un medio digital, transformación del proceso a como se realiza hoy en día en distintas empresas, documentación que permita conocer de primera mano el estado actual de todos los documentos, la valoración, custodia y tiempo de retención de cada uno y finalmente proponiendo la forma de cómo se deberían realizar cada una de las distintas actividades llevadas a cabo al interior de este. Para la realización de este proyecto, fue necesario conocer el estado actual de la Corporación en cuanto a temas de Gestión Documental, así como conocimientos sólidos en la Gestión de Procesos, Optimización y Gestión de Métodos y Tiempos, para determinar la situación actual y cómo debe mejorarse con relación a las mejores prácticas llevadas a cabo por distintas empresas que cuentan con el mismo proceso y así, estar a la vanguardia del mundo actual en cuanto a temas de Documentación, Retención, Valoración de documentos, entre otros se refiere, garantizando la disponibilidad, seguridad y uso oportuno de los mismos, para la operación de la Corporación. Fue necesario entonces la realización de distintos entregables como manuales, procedimientos, instructivos, formatos y anexos que permitieran determinar cómo se comportaba el proceso al momento de iniciado el proyecto, y como se iban proponiendo mejoras al mismo con base en entrevistas con distintas empresas, reuniones periódicas con personal involucrado en el proceso y la optimización de las actividades allí establecidas, así como revisión de la literatura que permitiera mostrar las nuevas modalidades que hoy se llevan a cabo en las empresas, para una mejor gestión y control del proceso.