Levantamiento requisitos unificación de los informes por regiones

Abstract

RESUMEN : La unificación de los informes de las regiones representó un reto importante para el equipo de estrategia comercial de inversiones. El objetivo central del proyecto fue recolectar toda la información, datos y reportes de uso interno de las regiones. Existían previamente problemáticas respecto al reproceso y la generación de datos de manera individual en cada región, la cual era compartida para otras regiones. Por otro lado, se usaban fuentes no oficiales lo cual representaba diferencias entre las cifras reales y aquellas procesadas externamente. Este proyecto inició con reuniones de acercamiento con los gerentes regionales, en estos espacios se explicó el objetivo del proyecto el cual fue muy bien recibido, contando entonces con la aprobación de los gerentes y los recursos necesarios para realizar el estudio, la recolección de los datos y los requisitos o necesidades expuestas. A partir de estas reuniones iniciales se desprendieron otras actividades con las gerencias y las personas involucradas en el tratamiento de los datos. En estas entrevistas las cuales fueron grabadas se empezó a indagar acerca los reportes que se usaban en cada región y se identificaron las fuentes de información y la periodicidad con la que se realizaba la transformación de datos. Se hallaron en algunos casos que se estaba consolidando data a manera de histórico, con el fin de dar una trazabilidad a los equipos comerciales y de tomar acciones de acuerdo con el comportamiento de las cifras. Otro hallazgo clave, es el uso de la capacidad operativa para procesar la información ya existente y se confirmó el uso de fuentes no oficiales. Como resultado se obtuvo un inventario completo y detallado de los informes de cada región donde se especifica el uso, las fuentes de donde provienen, su periodicidad y las sugerencias para mejorarlos, las cuales fueron expuestas por parte de las gerencias regionales; además un listado de los datos comunes que son usados entre las regiones y una propuesta de centralización para estos reportes. Ésta centralización estará dada de manera gradual y se basará en las indicaciones de la gerencia del área y el material aportado por las regiones tales como: informes de muestra, manuales, fuentes de datos, macros de Excel, entrevistas e historias de usuario.

ABSTRACT : Consolidating reporting across regions represented a significant challenge for the investment business strategy team. The central objective of the project was to collect all information, data and reports for internal use of the regions. There were previously problems regarding the reprocessing and generation of data individually in each region, which was shared to other regions. On the other hand, unofficial sources were used, which represented differences between the real figures and those processed externally. This project began with meetings with the regional managers, in these spaces the objective of the project was explained, which was very well received, counting then with the approval of the managers and the necessary resources to carry out the study, the data collection and the requirements or needs exposed. From these initial meetings, other activities with the managers and the people involved in the treatment of the data emerged. In these interviews, which were recorded, we began to inquire about the reports used in each region and the sources of information and the frequency with which the data transformation was carried out were identified. In some cases, it was found that historical data was being consolidated, in order to provide traceability to the commercial teams and to take actions according to the behavior of the figures. Another key finding is the use of operational capacity to process existing information and the use of unofficial sources was confirmed. As a result, a complete and detailed inventory of the reports of each region was obtained, where the use is specified, the sources from which they come, their periodicity and the suggestions to improve them, which were exposed by the regional managements; also a list of the common data that are used between the regions and a centralization proposal for these reports. This centralization will be given gradually and will be based on the indications of the area management and the material provided by the regions such as: sample reports, manuals, data sources, Excel macros, interviews and user stories.