Identificación, documentación y optimización de los procesos para la División de egresados de la Vicerrectoría de extensión de la Universidad de Antioquia

Abstract

RESUMEN : La División de Egresados de la Universidad de Antioquia promueve la vinculación, el relacionamiento y el sentido de pertenencia de los Egresados UdeA, con el objetivo de proyectarlos en todos los ámbitos de la sociedad y que estos aporten a los ejes misionales de la Universidad, centrados en la investigación, la docencia y la extensión. La División ha venido haciendo grandes esfuerzos para mejorar su desempeño actual, es por esto que el presente proyecto responde a la necesidad de tener una estructura documental donde la División pueda tener la trazabilidad de sus procesos, los cuales no han sido documentados ni estandarizados; lo que los ha llevado a pensar en la mejor forma de llevar a cabo las actividades, sin retrasos ni reprocesos. El proyecto se distribuye en 3 etapas; iniciando con la recolección de la información, la documentación y finalizando con la aprobación y presentación final ante los responsables, quienes validan la idoneidad y aprueban los documentos presentados según los criterios de la División de Arquitectura de Procesos. Para cumplir con cada una de las etapas se consultaron lineamientos normativos y administrativos de la Universidad y de la División, se catalogó la información de cada proceso, según las actividades que se realizaban y se definió el tipo de documento que se iba a emplear en cada uno de ellos, se diseñaron los procedimientos en modelado BPMN y se analizaron las bases de datos existentes con el fin de crear una herramienta visual en Power BI para el análisis de información. Como resultado final se tuvo un Manual de procesos y procedimientos y un tablero interactivo en Power BI, que optimiza uno de los procesos Macro de la División.

ABSTRACT : The Alumni Division of the University of Antioquia promotes the linkage, the relationship and the sense of belonging of the UdeA Alumni, with the objective of projecting them in all areas of society and that they contribute to the mission axes of the University, focused on research, teaching and extension. The Division has been making great efforts to improve its current performance, which is why this project responds to the need to have a documentary structure where the Division can have the traceability of its processes which have not been documented or standardized; which has led them to think about the best way to carry out the activities, without delays or reprocesses. The project is distributed in 3 stages; starting with the collection of information, documentation and ending with the final approval and presentation to the responsible parties, who validate the suitability and approve the documents presented according to the criteria of the Process Architecture Division. In order to comply with each of the stages, regulatory and administrative guidelines of the University and the Division were consulted, the information of each process was catalogued, according to the activities performed and the type of document to be used in each of them was defined, the procedures were designed in BPMN modeling and the existing databases were analyzed in order to create a visual tool in Power BI for the analysis of information. The final result was a Manual of processes and procedures and an interactive dashboard in Power BI, which optimizes one of the Macro processes of the Division.