Reestructuración de la biblioteca digital para la mejora en la gestión del conocimiento de los diferentes procesos pertenecientes al área Admisiones y Registro de Comfama

Abstract

RESUMEN : El presente proyecto tuvo como objetivo reestructurar el sitio web, conocido como la biblioteca Digital, perteneciente área Admisiones y Registro de Comfama. Esta biblioteca tiene como fundamento, facilitar la gestión del conocimiento de manera transversal a los equipos. Para esto se hace el uso de la metodología 5's, garantizando que el sitio cuente con la actualización pertinente de los documentos almacenados por medio de la implementación de un modelo de gobernanza, además de la gestión adecuada de la documentación de los procesos de forma pertinente y la accesibilidad y facilidad en su manejo de cara al usuario final, por medio de la estandarización de su uso con el desarrollo de una herramienta conocida como ChatBot, la cual es un programa informático basado en la inteligencia artificial (IA) que es capaz de mantener una conversación con un internauta, sobre un tema específico. Los resultados obtenidos de este proceso fueron el desarrollo e implementación de la metodología 5’s para la creación, mejora y estandarización del sitio y las conclusiones del obtenidas se suman a resaltar la importancia de la gestión del conocimiento para maximizar el valor de su data, información y conocimiento, para mejorar su desempeño en el mercado y garantizar la sostenibilidad en el tiempo.

ABSTRACT : The objective of this Project was to restructure the website, also known as the digital library, owned by the Admissions and Registration department of Comfama. The primary objective of this library is to facilitate knowledge management across different teams. To achieve this, we implemented the 5S methodology, which ensured that the site's stored documents were regularly updated through a governance model, and proper management of process documentation was carried out in a relevant way. Additionally, we aimed to improve accessibility and ease of use for the end-user by standardizing its use with a tool known as ChatBot, which is a computer program based on artificial intelligence. It is capable of having a conversation with an internet user on a specific topic. The results of this process included the development and implementation of the 5S methodology for the creation, improvement, and standardization of the site. The conclusions drawn from this project highlight the importance of knowledge management to maximize the value of data, information, and knowledge, which ultimately leads to improved performance in the market and long-term sustainability.